Archivace dokumentů (ONLINE ROZHOVOR)

Pokud potřebujete poradit v oblasti archivace dokumentů, zapojte se 17.9.2019 (úterý) od 10:00 do 11:00 do online rozhovoru. Vaše dotazy zodpoví Ing. Zuzana Pšeničková - místopředsedkyně Komory certifikovaných účetních a členka Komory daňových poradců.

Datum publikace:10.09.2019
Autor:Ing. Zuzana Pšeničková

Online rozhovor - Jak připravit firmu na audit (text)

Prázdniny jsou za námi a nás pomalu začínají strašit nové závěrky. Nicméně málokdo z nás stihl před prázdninami uklidit skříně, přesunout doklady starého účetního roku někam do příručního skladu. Ale je tam ještě místo? Není třeba některé dokumenty již zlikvidovat, aby se vešly nové šanony, které musíme ještě nějakou dobu uchovávat?

Období podzimu bývá to nejlepší právě pro vyčištění si nejen stolů a počítačů, ale i skříní a příručních archivů. Většina z nás v takovém případě ovšem řeší, co smí vyřadit, skartovat, kdy a jakým způsobem. Oblastí archivace, resp. úpravou lhůt úschovy jednotlivých dokumentů, se kterými účetní přicházejí do styku, se zabývá mnoho předpisů, a to nejen účetních. Lhůty se různě překrývají a není jednoduché určit období, po které musí být dokumenty uchovány. Často se proto stává, že dokumenty „archivujeme“ déle, než musíme, z důvodu opatrnosti, abychom náhodou neskartovali něco, co budeme v budoucnu ještě potřebovat. Nicméně v době působnosti zákona o GDPR, jsme ve velkém nebezpečí případných pokut, protože osobní údaje nesmíme uchovávat déle, než k tomu máme právní titul/důvod nebo souhlas vlastníka osobních údajů. Tzn. u každého dokladu, ať už listinného nebo digitálního, musíme řešit, jak dlouho musíme doklady uchovávat a na druhou stranu, kdy je musíme zlikvidovat.

Úschova dokumentů, se kterými účetní běžně přichází do styku je řešena hlavně v zákoně o archivnictví a spisové službě, zákoně o účetnictví, daňových předpisech, zákoníku práce a jiných zákonných předpisech týkajících se odvodů z mezd a zákoně o zpracování osobních údajů. Nicméně toto není úplný výčet všech předpisů, které ve svých ustanoveních řeší úschovu dokumentů. Je to opravdu velký objem zákonů, které upravují tuto oblast, a ne vždy je jednoduché rozhodnout, kdy je možné dokument zlikvidovat.

A právě o lhůtách pro úschovu dokladů, způsob jejich uchování/archivace a likvidace dokladů v účtárně bude dnešní on-line rozhovor.

Na otázky k uvedenému tématu dostanete správnou odpověď, pokud se zeptáte našeho odborného poradce přímo v online rozhovoru.  

Archiv všech online rozhovorů najdete v záložce Daňová pohotovost nebo zde.

Online rozhovor najdete : Archivace dokumentů (ONLINE ROZHOVOR)

Poznámky pod čarou:

 

 

 

Pokračování článku je součástí předplaceného přístupu.

Roční přístup si můžete objednat zde:

Výhody předplaceného přístupu naleznete v části O PORTÁLU

 

 

Související články

Související interní směrnice

Související příklady z praxe

Funkcie