Informační shrnutí a odpovědi na dotazy k datovým schránkám

Podle stavu právních předpisů platných ke 13. 12. 2022 a jejich předpokládaného účinného znění k 1. 1. 2023

V reakci na to, že k 1. lednu 2023 má novelou zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů dojít (nicméně tomu tak nakonec být nemusí – viz dále) k rozšíření okruhu osob, kterým se datové schránky zřizují „automaticky“ (resp. bez ohledu na vůli osoby, které je zřizována) ze zákona, byl ke stejnému datu novelizován daňový řád.

V návaznosti na existenci datové schránky je i nadále (jako dosud) vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřízené (zřizované) ze zákona (zpřístupnění datové schránky zřízené na žádost takovou povinnost dosud nezakládalo a ani po 1. 1. 2023 se s jejím založením tímto způsobem aktuálně nepočítá). Novelou daňového řádu jsou však z této povinnosti vyjmuty datové schránky fyzické osoby zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost.

Výše uvedená novela zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů počítá s možností požádat o znepřístupnění datové schránky zřizované ze zákona typu „datová schránka fyzické osoby“ (nikoliv však typu „datová schránka podnikající fyzické osoby“). Pokud v tomto směru nedojde další novelizací zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ke změně, zpřístupnění datové schránky typu „datová schránka fyzické osoby“ zřízené ze zákona by povinnost podat formulářová podání v elektronické podobě stejně nezaložilo.

Zpřístupnění jiného typu datové schránky zřizované zákona (než „datové schránky fyzické osoby“) má podstatný dopad mj. na formu komunikace osob, kterým se takové datové schránky mají od 1. ledna 2023 zřizovat, s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) a na doručování písemností těmto osobám ze strany orgánů Finanční správy ČR (tedy nejen finančních úřadů, ale i Odvolacího finančního ředitelství a Generálního finančního ředitelství). Některá podání budou tyto osoby nově povinny činit výhradně elektronicky (nikoliv výhradně datovou schránkou) a doručováno jim bude primárně prostřednictvím datové schránky.

Existence povinnosti učinit podání výhradně elektronicky se posuzuje k okamžiku, kdy je podání činěno, a to ve vztahu ke konkrétnímu podateli.

V případě datových schránek fyzických osob je uvedenou novelou zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů zavedeno jejich zřizování „automaticky“ ze zákona, jakmile fyzická osoba poprvé použije přihlášení Identitou občana, resp. použije prostředek pro elektronickou identifikaci (bankovní identitu, mojeID, eObčanku apod.) – k tomu viz informace ze dne 5. 10. 2022 na webové adrese https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/ Pokud ale fyzická osoba nebude chtít takto zřízenou datovou schránku využívat, bude si ji moci na základě žádosti znepřístupnit (tedy ve své podstatě deaktivovat). Tato právní úprava zřizování datových schránek nepodnikajících fyzických osob nicméně ještě může doznat jistých změn (nebýt vůbec zakotvena), neboť aktuálně je v legislativním procesu projednáván návrh na její novelizaci (Sněmovní tisk 333 - https://www.psp.cz/sqw/historie.sqw?o=9&t=333).

Datové schránky podnikajících fyzických osob (typicky OSVČ) mají být podnikajícím fyzickým osobám zřizovány „automaticky“ po jejich zápisu do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku. V případě takto zřízené datové schránky podnikající fyzické osoby se nepočítá s možností ji znepřístupnit na žádost.

Datovou schránku právnické osoby má Ministerstvo vnitra „automaticky“ zřídit právnickým osobám zapsaným v registru osob, bez možnosti jejího znepřístupnění na žádost.

Možnost podat žádost o dobrovolné zřízení datové schránky má zůstat zachována jak pro „datové schránky fyzické osoby“, tak „datové schránky podnikající fyzické osoby“ i „datové schránky právnické osoby“.

Změna může být problematická zejména pro Společenství vlastníků jednotek (SVJ), protože uvedená novela se dotýká i jich.

Zprávy v datové schránce jsou k dispozici po dobu 90 dnů, po této době se automaticky mažou a ke zprávám starším než 90 dní se již uživatel přímo přes datovou schránku nedostane. Má však možnost využít doplňkovou placenou službu Datový trezor, nebo si datovou zprávu stáhnout do počítače (ev. do mobilního telefonu, resp. na jakýkoli datový nosič), případně datovou zprávu archivovat na Portálu občana (bezplatná kapacita do 500 MB). Komunikace prostřednictvím datových schránek s orgány veřejné moci je bezplatná, zpoplatněná je však komerční zpráva adresovaná např. bankám, pojišťovnám, dodavatelům energií apod.

Komplexní informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese https://www.datoveschranky.info a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx