2.9.5 Inventarizace dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku - předuzávěrkové operace

Při inventuře dlouhodobého majetku je důležité se zaměřit především na pořízení majetku, jeho ocenění, výpočet odpisů, odlišení nákladů na opravy a technické zhodnocení, vyřazování majetku.

Pořízení majetku

U majetku pořízeného v daném účetním období je nutné zkontrolovat jeho ocenění, tj. zda byly do pořizovací ceny zahrnuty všechny vedlejší pořizovací náklady a naopak, zda nejsou v jeho ocenění i náklady, které do ocenění nepatří.

 Mezi nejčastější náklady, které se do ceny pořizovaného majetku zahrnují, patří například náklady na:

• přípravu a zabezpečení pořizovaného majetku (poradenské služby a zprostředkování, správní poplatky, předprojektové přípravné práce,…),
• dopravu, montáž, pojištění, clo,
• úroky (zejména z úvěru), pokud tak účetní jednotka rozhodne,
• průzkumné, geologické, geodetické a projektové práce (včetně variantních řešení a rozpočtů),
• vyřazení stávajících staveb nebo jejich částí v důsledku nové výstavby a další.

Tyto náklady jsou někdy chybně zaúčtovány na účet 518 – Ostatní služby nebo 501 – Spotřeba materiálu, čímž dochází chybně ke snížení výsledku hospodaření, a tím i základu daně z příjmů.

 Mezi náklady, které se do ceny pořizovaného majetku nezahrnují, patří například tyto náklady:

• opravy a údržba,
• náklady nájemce na uvedení najatého majetku do předcházejícího stavu,
• kurzové rozdíly,
• smluvní pokuty, sankce a úroky z prodlení,
• náklady na zaškolení pracovníků a další.

Pokud byla na pořízení majetku přijata dotace, musí být pořizovací cena o tuto dotaci snížena. Je-li dotace ve výši 100 % pořizovací ceny, zachycuje se majetek v podrozvahové evidenci. 
Chyby v oceňování mohou vznikat i v případě, kdy účetní jednotka zapomene zahrnout všechny náklady, které s daným majetkem souvisí, protože při zařazení majetku neměla příslušné doklady (např. pozdě fakturovaná doprava či montáž). Tyto náklady však i přesto, že byly fakturovány pozdě, zvyšují vstupní cenu majetku a neúčtují se do nákladů.

Při pořízení pozemku a stavby musí být na faktuře nebo v kupní smlouvě rozdělena celková částka na kupní cenu za pozemek a kupní cenu za stavbu. V případě, že celková cena není rozdělena je nutno toto rozdělení provést dle znaleckého posudku a poměrem. Pozemek patří mezi dlouhodobý hmotný majetek neodepisovaný a není tedy možné ho účtovat společně se stavbou na účet dlouhodobého hmotného majetku odepisovaného.

Účetní jednotky velice často zapomínají zahrnout do ocenění dlouhodobého majetku tzv. vnitropodnikové služby související s jeho pořízením. Jedná se o různé náklady, jako je přepravné vlastními dopravními prostředky, vlastní náklady na montáž zařízení atd. Pokud nedojde k aktivaci těchto služeb, zůstávají náklady ve výsledku hospodaření nesprávně. Aktivací by stejná částka kompenzovala náklady a výsledek hospodaření by nebyl ovlivněn.

Evidence majetku

K tomu, aby účetní jednotka eliminovala velké množství chyb v účetní evidenci, je zapotřebí mít důsledně a správně vedené inventární karty a operativní evidenci, a to od okamžiku zařazení majetku po celou dobu jeho evidence v obchodním majetku firmy. Z inventárních karet se získávají údaje o vstupní ceně majetku, hodnotě účetních i daňových odpisů, zůstatkových cenách apod. Členění majetku podle jednotlivých parametrů musí být vedeno tak, aby se z výstupů z inventárních karet dala zkontrolovat správnost zůstatků na jednotlivých analytických účtech majetku a oprávek, a to včetně kontroly správné výše zůstatkových cen majetku jak účetních, tak i daňových.

 Okamžik uvedení do stavu způsobilého k užívání, kterým se rozumí dokončení věcí, splnění technických funkcí a povinností stanovených zvláštními právními předpisy pro užívání tohoto majetku, je důležitý pro začátek odpisování. Existují dvě zákonné výjimky, kdy lze např. stavbu užívat ještě před jejím oficiálním předáním do užívání. Těmi jsou předčasné užívání stavby a zkušební provoz. Stavbu lze předčasně užívat na základě časově omezeného povolení stavebního úřadu, které je vydáno na žádost stavebníka v případě, že stavba ještě není úplně dokončena, avšak její užívání nemůže ohrozit bezpečnost a zdraví osob ani životní prostředí. Podobně je tomu u zkušebního provozu, který je rovněž časově omezen a během této doby se ověřuje funkčnost a vlastnosti provedené stavby podle projektové dokumentace.

Při převodu vlastnictví k nemovitým věcem, které podléhají vkladu do katastru nemovitých věcí, se o této nemovité věci účtuje ke dni doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu. Podmíněnost nabytí právních účinků vkladu do katastru nemovitých věcí se uvede na analytických účtech, v inventurních soupisech a v příloze účetní závěrky. Pokud k zápisu do katastru nedojde, musí se zápisy opravit. Účetní jednotky nekontrolují, zda k zápisu došlo, což je především při účetní závěrce velký problém.

Vzhledem k vývoji používaných ekonomických systémů by nemělo docházet k takovým chybám, kdy by byl majetek odpisován, aniž by byl uveden do skutečného užívání, či naopak byl majetek již uveden do užívání, ale nebyl odpisován.

Odpisování majetku a opravné položky

Účetní odpisy vyjadřují opotřebení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku a účetní jednotka si je stanovuje sama v odpisovém plánu. Vstupní cena majetku se přenáší do nákladů postupně během doby jeho životnosti. DHM se opotřebovává nejen fyzicky, ale i morálně, a proto účetní jednotka nemůže přerušit účetní odpisování. Účetní ...