3. Inventarizace

Inventarizace je podmínkou průkaznosti účetnictví (§ 8 odst. 4 zákona o účetnictví), přičemž účetní jednotka je povinna inventarizaci provést, a to u veškerého majetku a u veškerých závazků (§ 6, § 29 a § 30 zákona o účetnictví). Inventarizace je proces, při kterém se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a poté se porovnává, zda odpovídá účetnímu stavu. Dalším úkolem inventarizace je ověřit oceňování majetku a závazků a zjištění, zda není potřeba účtovat o odpisech, opravných položkách a rezervách.

Inventarizaci je účetní jednotka povinna provést alespoň 1× za účetní období (s výjimkou kulturních památek, sbírek a dalších předmětů kulturní hodnoty – vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, ve znění pozdějších předpisů), a to jako periodickou, nebo průběžnou inventarizaci.

O provedení inventarizace je účetní jednotka povinna vést dokumentaci, povinným účetním záznamem je dle § 30 odst. 7 zákona o účetnictví inventurní soupis. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení (§ 29 odst. 3 zákona o účetnictví).

3.1 Vzor vnitřní směrnice k inventarizaci

Vzor vnitřní směrnice k inventarizaci je zpracován podle přílohy k č.j.: MSMT-31465/2012-18.

VNITŘNÍ SMĚRNICE K PROVEDENÍ INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

Označení účetní jednotky: ………………………………………………….

Sídlo: ……………………                                        IČO:     ......................................

Zpracoval:                  ......................           Kontroloval:     ......................................

Platnost:                      ......................           Závaznost:     ......................................

Datum vydání:            ......................           Vydává:           ......................................

Nahrazuje:                  ......................           Doplňuje:         ......................................

Počet stran:                 ......................           Přílohy:           ......................................

ČÁST PRVNÍ

OBECNÁ USTANOVENÍ

Článek I

Základní ustanovení

1. Inventarizace majetku a závazků se provádí v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro podnikatele, vyhláškou č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, a Českými účetními standardy pro podnikatele.

2. Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb. (opravné položky, odpisy, rezervy).

Inventarizace je prováděna v těchto krocích:

1. zjišťuje se skutečný stav jednotlivých inventarizačních položek (analytických účtů) fyzickou nebo dokladovou inventurou,
2. sestavují se inventurní soupisy,
3. porovnává se, zda zjištěný stav (dle bodu b)) odpovídá stavu účetnímu (dle analytické evidence v účetnictví) a vyčíslují se inventarizační a ostatní rozdíly (normy přirozených úbytků),
4. zjišťují se příčiny rozdílů, vypořádávají a zúčtovávají se rozdíly do období, které bylo předmětem inventarizace,
5. ověří se vazba jednotlivých analytických účtů na syntetický účet, který je vykazován v účetní závěrce.

3. Inventarizace u veškerého majetku a závazků musí být prokazatelná po dobu 5 let po jejím provedení (§ 25 odst. 3 zákona o účetnictví).

4. Majetek a závazky jsou inventarizovány k okamžiku řádné nebo mimořádné účetní závěrky. Výjimkou jsou následující účty zásob ………………………., které jsou inventarizovány formou průběžné inventarizace Průběžnou inventarizaci lze provádět v průběhu účetního období pouze u zásob, u nichž se účtuje podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který vzhledem k funkci, jakou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. V případě provádění průběžné inventarizace uvede účetní jednotka odkaz na vnitřní předpis, jímž je tato inventarizace v organizaci upravena..

5. Inventura se provádí jako:

• fyzická inventura u hmotného, popř. nehmotného majetku tam, kde je možno zjišťovat skutečný stav majetku ověřením jeho fyzické existence. Fyzická inventura bude probíhat u účtů Účetní jednotka uvede konkrétně, u jakého majetku bude provádět fyzickou a u jakého majetku dokladovou inventuru.: …………………………………………………………………

Způsob provedení fyzické inventury závisí na charakteru inventarizační položky. Skutečný stav majetku a závazků bude prověřen měřením, vážením, počítáním, pořízením fotodokumentace, statistickými metodami apod.,

• dokladová inventura u pohledávek, popř. u ostatních složek majetku, a závazků, u nichž nelze provést fyzickou inventuru. Základním způsobem zjištění skutečného stavu je při dokladové inventuře ověření podle inventarizačních evidencí Inventarizační evidencí u dokladové inventury se rozumí např. kniha pohledávek.. Dokladová inventura bude probíhat u účtů: …………………...………………………

6. Vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků

Účetní jednotka stanovuje následující výše ocenění pohledávek a závazků, od které bude prováděno jejich vzájemné odsouhlasení. To se provádí konfirmačními dopisy.

Odsouhlaseny budou pohledávky a závazky Lze stanovit i více kriterií pro odsouhlasení pohledávek a závazků, při stanovení hladiny je však nutno přihlédnout k celkovému objemu pohledávek, závazků a jejich průměrné výši. Hladinu je nutno nastavit tak,aby účetní jednotka nebyla provedením konfirmace nadměrně zatěžována, zároveň však tak, aby bylo odsouhlaseno významné procento pohledávek, případně závazků., jejichž ocenění převyšuje …............. Kč. Podklady pro odsouhlasení budou protistraně odeslány do ………….…. s termínem vrácení do ……………….. Akceptace, rozpor nebo nevrácení konfirmace bude uvedeno u příslušných inventarizačních položek. Za odeslání podkladů k odsouhlasení je zodpovědný/á …………………………

ČÁST DRUHÁ

PROVEDENÍ INVENTARIZACE A INVENTARIZAČNÍ ČINNOSTI

Článek II

Inventarizační komise Počet a struktura zřizovaných inventarizačních komisí závisí na velikosti účetní jednotky, její organizační struktuře a objemu majetku a závazků. a termín inventarizací

1. Za organizaci, řízení a provedení inventarizace majetku a závazků odpovídá Hlavní inventarizační komise (dále jen HIK) v následujícím složení Inventarizační komise je vždy nejméně dvoučlenná, pro případ náhlé nepřítomnosti některého z členů komise v průběhu inventury se doporučuje stanovit vždy inventarizační komisi (komise) vícečlennou tak, aby nejméně dva členové zajistili její bezproblémový průběh.:

Předseda HIK: ...................................................................... (Jméno a příjmení)

Člen HIK: ............................................................................. (Jméno a příjmení)

Člen HIK: ............................................................................. (Jméno a příjmení)

Člen HIK: ............................................................................. (Jméno a příjmení)

Hlavní inventarizační komise ve spolupráci s dílčími inventarizačními komisemi zajišťuje provedení inventarizace, řídí a kontroluje činnosti inventarizačních komisí a sestavuje inventarizační zprávu. HIK se zřizuje nejpozději do okamžiku zahájení první inventury v daném účetním období.

2. Dílčí inventarizační komise č. 1 (dále jen DIK 1), jež provede inventarizaci dlouhodobého nehmotného majetku, je složena:

Předseda DIK 1: …............................................................... (Jméno a příjmení)

Člen DIK 1: …....................................................................     (Jméno a příjmení)

Člen DIK 1: …..................................................................... (Jméno a příjmení)

Člen DIK 1: ….....................................................................    (Jméno a příjmení)

DIK 1 provede inventarizaci majetku zaúčtovaného na účtech:

012 – Nehmotné výsledky vývoje

013 – Software

014 – Ocenitelná práva

015 – Emisní povolenky

016 – Preferenční limity

017 – Goodwill

019 – Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek

041 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný majetek

051 – Poskytnuté zálohy na dlouhodobý nehmotný majetek

Místo provedení: útvar, středisko č. ….................................

3. Dílčí inventarizační komise č. 2 (dále jen DIK 2), která provede inventarizaci dlouhodobého hmotného majetku (odpisovaného i neodpisovaného), je složena:

Předseda DIK 2: …...............................................................   (Jméno a příjmení)

Člen DIK 2: …....................................................................     (Jméno a příjmení)

Člen DIK 2: ….....................................................................    (Jméno a příjmení)

Člen DIK 2: ….....................................................................    (Jméno a příjmení)

DIK 2 provede inventarizaci majetku zaúčtovaného na účtech:

021 – Stavby

022 – Hmotné movité věci a jejich soubory

025 – Pěstitelské celky trvalých porostů

026 – Základní stádo a tažná zvířata

027 – Oceňovací rozdíl k nabytému majetku

029 – Jiný dlouhodobý hmotný majetek

031 – Pozemky

032 – Umělecká díla a předměty

042 – Nedokončený dlouhodobý hmotný majetek

052 – Poskytnuté zálohy na dlouhodobý hmotný majetek

Místo provedení: útvar, středisko č. ….................................

4. Dílčí inventarizační komise č. 3 U dalších DIK budou uvedeny obdobné údaje jako u výše uvedených, např. DIK 3 provede inventarizaci dlouhodobého finančního majetku, DIK 4 zásob, dále inventarizaci pohledávek, závazků, časového rozlišení, rezerv apod. Případně může být stanovena zvlášť DIK pro provádění dokladové inventarizace. Jednotlivé komise však vždy musí pokrýt inventarizaci veškerých rozvahových a podrozvahových účtů účetní jednotky. (dále jen DIK 3), která provede inventarizaci ………………………………………………, je složena:……………..

5. Termíny provedení inventarizace:

1. zahájení inventarizací dne …................................................
2. ukončení inventarizací dne …..............................................
3. předání zpracovaných inventarizačních soupisů HIK nebo pracovníkovi odpovědnému za provedení inventarizací dne ….........................................

Článek III

Příprava inventarizace

1. Zaměstnanci jmenovaní v hlavní inventarizační komisi, v dílčích inventarizačních komisích a ostatní zaměstnanci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventarizovaný majetek nachází, jsou povinni zúčastnit se prací souvisejících s přípravou inventarizace.

2. Součástí přípravy inventarizace je výčet účtů k inventarizaci. Účty se rozdělí na dvě skupiny, podle toho, zda se jejich zůstatek bude ověřovat fyzicky či dokladově. U každého z účtů, které podléhají fyzické inventuře, se uvede úplný seznam inventarizačních míst.

3. Zaměstnanci odpovědní za inventarizovaný majetek (na základě dohod o hmotné odpovědnosti, potvrzení o převzetí, místních seznamů apod.) předají před zahájením inventarizačních prací předsedovi příslušné komise nebo jím pověřenému pracovníkovi písemné prohlášení, že:

• všechny doklady týkající se stavu a pohybu majetku a závazků jimi zpracovaných odevzdali k zaúčtování; v případě, že některé doklady, které se týkají stavu a pohybu majetku a závazků, nebyly předány k zaúčtování, uvedou tuto skutečnost v prohlášení a doklady předají předsedovi příslušné komise,
• všechny přírůstky a úbytky tohoto majetku jsou zachyceny v účetnictví.

4. Zaměstnanci odpovědní za inventarizovaný majetek připraví svěřený majetek k provedení fyzické inventury. Tito zaměstnanci se fyzické inventury zúčastní a podepíší písemné prohlášení, že inventarizace proběhla za jejich přítomnosti, veškeré doklady byly předány k zaúčtování před zahájením inventury a žádné doklady ani informace nezatajili.

Článek IV

Plán inventur

1. Plán inventur bude každoročně vydán příkazem oprávněné osoby účetní jednotky v termínu do………….. Termín vydání příkazu musí být nejpozději do okamžiku zahájení první inventury. Termíny zahájení a ukončení jednotlivých inventur musí být stanoveny tak, aby nepřesahovaly časové rozmezí mezi okamžikem zahájení a okamžikem ukončení inventarizace. .

2. Plán musí obsahovat nejméně údaje o:

1. předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventur,
2. okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy majetku a závazků,
3. vzniku a zahájení/ukončení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tyto okamžiky nejsou shodné s okamžikem zahájení/ukončení inventury prováděné inventarizační komisí,
4. seznamy inventurních soupisů a dodatečných inventurních soupisů.

3. Fyzická i dokladová inventura veškerého majetku a závazků se provádí v souladu s § 30 zákona o účetnictví pravidelně k okamžiku sestavení řádné nebo mimořádné účetní závěrky – obvykle k 31. 12. příslušného roku.

4. Účetní stav majetku a závazků se zjišťuje k 31. 12. příslušného roku nebo k jinému rozvahovému dni.

5. Skutečný stav majetku na základě fyzické inventury se zjišťuje k následujícím datům Účetní jednotka stanoví podle svých potřeb a možností.:

• Hmotný majetek
• Listinné cenné papíry
• Umělecká díla a předměty
• Zásoby
• Peněžní prostředky v pokladně a ceniny

6. U peněžních prostředků a cenin se kromě výše uvedených pravidelných inventur provádějí další dvě inventury namátkově, bez ohlášení termínu. Toto ustanovení závisí na rozhodnutí účetní jednotky, není vyžadováno právními předpisy.

7. V případě provedení fyzické inventury k rozhodnému dni bude zjištěný stav majetku upraven stavem majetku zjištěného podle účetních záznamů prokazujících přírůstky a úbytky majetku, které nastaly mezi rozhodným a rozvahovým dnem.

8. Stavy majetku a závazků zjištěné na základě dokladové inventury se doloží kontrolními sestavami dokladů.

Článek V

Postup inventarizací a odpovědnost

1. Zaměstnanci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, musejí být proškoleni vedoucím hlavní inventarizační komise o způsobu a cílech prováděných inventarizací, dále o kompetencích a odpovědnostech pracovníků dílčích inventarizačních komisích. Toto proškolení potvrzují písemně (viz příloha č. 11).

2. HIK svolá předsedy DIK a seznámí je s postupem inventarizací, provede jejich metodickou instruktáž a poskytuje metodickou pomoc při provádění dílčích inventur.

3. Předsedové DIK odpovídají za správné a včasné provedení inventarizací (tj. zjištění fyzického stavu, jeho porovnání s evidencí, vyčíslení inventarizačních rozdílů, úplné a správné zpracování písemných materiálů o inventarizaci a dodržení všech stanovených lhůt) na jednotlivých úsecích za svěřenou oblast majetku a závazků.

4. Vedoucí pracovišť jsou povinni uvolnit zaměstnance k provádění inventarizace v případě, že jsou tito zaměstnanci pověřeni funkcí vedoucích nebo členů inventarizačních komisí nebo jsou odpovědni za inventarizovaný majetek.

5. Pokud před zahájením nebo v průběhu inventarizace nastane mimořádná okolnost, která znemožní účast vedoucího nebo člena IK na inventarizaci (např. nemoc), je povinností zbývajícího člena IK oznámit neprodleně tuto skutečnost předsedovi DIK, případně HIK, aby bylo možno operativně zajistit náhradní řešení.

6. Zaměstnanci jmenovaní v HIK a v DIK jsou povinni při provádění inventarizací ohlásit každou odchylku od žádoucího stavu, a to neprodleně v průběhu probíhající inventarizace, předsedovi hlavní inventarizační komise.

7. Druhy majetku a závazků, jejichž stav se zjišťuje fyzickou nebo dokladovou inventurou, popř. kombinací obou způsobů, jsou stanoveny v článku I.

8. Zaměstnanci, kteří jsou odpovědní za provedení inventur a inventarizace, předloží nejpozději do ..................... podepsané inventurní soupisy a zápis o provedení inventarizace.

Článek VI

Inventurní soupis

1. Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako doklady o provedené inventuře. Jednotlivé strany inventurních soupisů musejí být označeny pořadovými čísly stránek. Na každé straně soupisu se uvede kontrolní součet peněžních hodnot a na poslední straně rekapitulace součtů jednotlivých stran a celkový součet.

2. Inventurní (dodatečný inventurní) soupis musí obsahovat:

- identifikační číslo účetní jednotky,

- uvedení rozsahu, v jakém je soupis vyhotovován, včetně číselného a slovního značení podle účtového rozvrhu,

- seznam příloh soupisu,

- v případě průběžné inventarizace

1. informaci, zda inventura zásob byla provedena podle druhů zásob, míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob,
2. celkovou výši ocenění majetku podle rozsahu inventurního soupisu v členění stanoveném účetní jednotkou ke dni ukončení inventury nebo k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
3. způsob stanovení ocenění inventarizačních rozdílů,
4. okamžik zahájení, okamžik ukončení inventury a okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy a provádí ocenění (příp. rozhodný den),

- v případě periodické inventarizace

1. celkovou výši ocenění majetku, závazků, jiných aktiv a pasiv v členění podle analytických nebo podrozvahových účtů zjištěné k rozvahovému dni nebo k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
2. v případě, že inventurní evidence není uvedena v soupisu nebo v příloze, informaci, kde je tato evidence vedena a uložena,
3. rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila,

- v případě dodatečného inventurního soupisu stavy celkové výše ocenění majetku, závazků, jiných aktiv a pasiv uvedených v příslušném soupisu,

- v případě rozdílů zjištěných mezi jinými evidencemi, které nelze odstranit do okamžiku ukončení inventarizace, nebo nebyla odsouhlasena výše pohledávek a závazků, obsahuje informaci o této skutečnosti, pokud není uvedena v příloze,

- způsob provedení inventury,

- jména členů inventarizační komise,

- okamžik zahájení, okamžik ukončení inventury a v případě prvotní inventury také okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy,

- okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka,

- podpisové záznamy všech členů DIK s uvedením okamžiku připojení podpisového záznamu.

3. Příloha inventurního soupisu obsahuje:

• seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťování skutečných stavů,
• způsob stanovení ocenění zúčtovatelných rozdílů,
• v případě pohledávek a závazků uvedení způsobu, jak byly při inventuře využity pomocné evidence,
• v případě nemovitých ...