Cestovní náhrady v roce 2025

Úvodem

Pracovní cesty zaměstnanců jsou poměrně časté, ať už jde o kratší, nebo delší výkony práce mimo jejich pravidelné pracoviště v tuzemsku nebo v zahraničí. Při těchto cestách vznikají přímé či nepřímé zvýšené výdaje, zejména na dopravu a stravování. Je nasnadě, že tyto soukromé výlohy by měl nahradit zaměstnavatel, který přikázal vykonání pracovní cesty. V zájmu ochrany zaměstnanců a pro předejití vzájemných sporů právní předpisy závazně stanoví, o jaké minimální cestovní náhrady se jedná a jak se vypočtou. Jaká bude výše cestovních náhrad v roce 2025, bude obsahem tohoto článku.

Zákoník práce je – jak známo – postaven na zásadě „co není zákonem zakázáno, je dovoleno“. Zákonná úprava však určuje, kdy se nelze od právní úpravy odchýlit. Dalším důležitým principem je tzv. minimální sociální standard, tedy právo, které musí obdržet za daných podmínek každý zaměstnanec bez hledu na to, u jakého zaměstnavatele je zaměstnán. Speciálně je tato zásada vyjádřena právě v části sedmé zákoníku práce pojednávající v § 151 až 189 ZP o náhradách výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, tedy zjednodušeně řečeno pojednávající o cestovních náhradách.

Je třeba si uvědomit, že nyní platný zákoník práce v souvislosti se sjednáváním podstatných náležitostí pracovní smlouvy výslovně stanoví, že v pracovní smlouvě lze sjednat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle sjednaného druhu práce vykonávána. To znamená, že místo výkonu práce může být v pracovní smlouvě dohodnuto i alternativně. To byla novinka tohoto zákoníku práce, starý zákoník práce pojednával pouze o místu výkonu práce pouze v jednotném čísle a v podstatě nepřipouštěl sjednání více míst výkonu práce. V případě, že místo výkonu práce je sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance. Podle současné právní úpravy se cesty zaměstnance vyslaného k výkonu práce mimo místo výkonu práce posuzují jako pracovní cesta a cesty konané mimo pravidelné pracoviště zakládají také zaměstnanci právo na náhradu výdajů spojených s výkonem práce pro zaměstnavatele.

Pracovní cesta

Právní úprava pracovní cesty je systematicky zařazena v § 42 ZP. Pracovní cesta je totiž klasickým příkladem změny pracovního poměru, stejně jako je převedení zaměstnance na jinou práci nebo přeložení zaměstnance do jiného místa výkonu.

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Pokud je v pracovní smlouvě se zaměstnavatelem sjednáno více míst výkonu práce, rozumí se pracovní cestou vyslání zaměstnance zaměstnavatelem mimo všechna takto vymezená (sjednaná) místa výkonu práce. Vyslání na pracovní cestu je možné pouze na dobu nezbytné potřeby. Zákoník práce tuto dobu však blíže nespecifikuje, a proto je třeba dobu každé pracovní cesty posoudit samostatně ve vztahu k relevantním skutečnostem danými poměry u zaměstnavatele. Vždy je však třeba stanovit konkrétní délku pracovní cesty před jejím započetím, protože délka pracovní cesty musí být vždy časově omezena. V praxi délka pracovní cesty zásadně odvisí od důvodu, pro který je zaměstnanec na cestu vyslán a od úkolů, které v rámci cesty má splnit. I kdyby se nakonec stalo, že v průběhu pracovní cesty vznikne potřeba ji prodloužit, pak to zase musí být výhradně zaměstnavatel, který stanoví přesné časové období, o které je třeba cestu prodloužit.

Obecně platí, že zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Podle starého zákoníku práce platilo, že zaměstnavatel může vyslat svého zaměstnance na dobu nezbytně nutnou na pracovní cestu, je-li tato podmínka sjednána v pracovní smlouvě. To dnes neplatí, dnes není třeba, aby součástí pracovní smlouvy bylo ujednání, že zaměstnavatel se se zaměstnancem dohodl, že jej může vysílat bez omezení na pracovní cesty. Dnes platná právní úprava preferuje dohodu zaměstnavatele se zaměstnancem a nepodmiňuje ji ujednáním obsaženým přímo v pracovní smlouvě. Pracovní smlouva je totiž základní trvalý dokument o podmínkách pracovního poměru, který má platnost po celou dobu trvání pracovního poměru, někdy i desítky let, a který by měl být měněn jen minimálně. Během let trvání pracovního poměru se však mohou měnit i podmínky u zaměstnance a důvody (zdravotní, rodinné), pro které souhlasí nebo nesouhlasí s vysíláním na pracovní cesty. Zákonodárce nakonec nevyžaduje ani písemnou formu této dohody, je možné za dohodu nebo souhlas s vysláním ze strany zaměstnance uznat i konkludentní jednání zaměstnance, tedy mlčky projevený nástup na pracovní cestu.

V praxi se však doporučuje uzavření písemné dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Vzhledem k tomu, že v takovém případě se jedná o tzv. inominátní (nepojmenovanou) smlouvu podle občanského zákoníku, jejíž náležitosti občanský zákoník ani zákoník práce blíže nevymezuje, je třeba věnovat zvýšenou pozornost ujednáním v ní obsaženým.

Omezení u pracovních cest

Kromě obecné zásady, podle které může zaměstnavatel zaměstnance vyslat na pracovní cestu v dohodě s ním, obsahuje zákoník práce i ustanovení omezující vyslání zaměstnanců na pracovní cestu.

Podle § 240 ZP těhotné zaměstnankyně, zaměstnankyně a zaměstnanci pečující o dítě do věku 8 let, jakož i osamělé zaměstnankyně a osamělí zaměstnanci, kteří pečují o dítě mladší 15 let, jakož i zaměstnanci, kteří prokážou, že převážně sami dlouhodobě pečují o osobu, která se podle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo ve stupni IV (úplná závislost), smějí být vysíláni na pracovní cestu mimo obvod svého pracoviště nebo bydliště jen se svým souhlasem.

Osamělými zaměstnanci se rozumějí zaměstnanci svobodní, ovdovělí nebo rozvedení, zaměstnankyně neprovdané, ovdovělé nebo rozvedené a ženy i muži osamělí ...