Jak správně doručovat písemnosti

• Úvodem
• Obecná pravidla pro doručování
• Doručování do vlastních rukou
• Zaměstnavatel doručuje písemnost zaměstnanci především osobně
• Poštovní služby
• Doručování písemností advokátovi
• Způsoby elektronického doručování
• Doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací
• Doručování písemností prostřednictvím provozovatele poštovních služeb
• Chyby zaměstnanců při doručování písemností zaměstnavateli
• Závěr

Úvodem

Právní úprava doručování písemností v pracovněprávních vztazích obsažená v ustanoveních § 334 a násl. ZP není jasná a přináší v praxi řadu dotazů. Z teorie práva ovšem známe, že doručování představuje důležitou náležitost každého právního úkonu a že platí jednoduchá zásada: aby právní úkon (každá smlouva, dohoda apod.) mohl vzniknout, musí být doručen. Podívejme se tedy společně, co nás v personalistice při doručování pracovněprávních písemností trápí nejvíce.

Obecná pravidla pro doručování

Doručování písemností je v zákoníku práce upraveno v § 334 a násl. ZP značně podrobně. Řada autorů vytýká této právní úpravě, že nejde o normu, ale spíše metodický návod, s tím však autorka tohoto článku nesouhlasí.

Obecně platí, že projev vůle má (vyvolává) v pracovněprávních vztazích sledované právní následky, jen jestliže došel (byl doručen) druhé ze smluvních stran základních pracovněprávních vztahů (ostatním subjektům pracovněprávního vztahu). Má-li být učiněn v předepsané formě, je nezbytné, aby před jejím uplynutím byl druhé straně také doručen; dokud totiž – jak se uvádí v důvodové zprávě ke koncepční novele zákoníku práce z roku 2012 – „nebyl právní úkon doručen, neexistuje“, a tedy nešlo podle právní úpravy účinné od 1. 1. 2012 o právní úkon a nyní po 1. 1. 2014 se nejedná o právní jednání.

Dále platí, že projev vůle dojde (je doručen) druhé smluvní straně základních pracovněprávních vztahů (jinému subjektu pracovněprávního vztahu), jakmile se dostane do sféry její dispozice, tedy jakmile druhá strana získá možnost seznámit se s jeho obsahem. Nevyžaduje se, aby se s obsahem projevu vůle opravdu seznámila, ostatně nikdo – do důsledku vzato – nemůže být „přinucen“, aby opravdu poznal obsah projevu vůle někoho jiného. Rozhodující je, aby měl – objektivně vzato – možnost obsah projevu vůle poznat.

Legislativní zkratka „písemnost“ zavedená v § 334 odst. 1 ZP platí v zákoníku práce jen tehdy, je-li ze souvislosti, v kterých je použita, nepochybné, že se má na mysli doručování projevů vůle vyjmenovaných v § 334 odst. 1 ZP. Jinak jde o termín, který dopadá na právní a jiná jednání, která byla učiněna v písemné formě nebo ve formě jí postavené na roveň (elektronicky nebo jinými technickými prostředky, které umožňují zachycení obsahu jednání a určení jednající osoby).

Doručování do vlastních rukou

Právní úprava doručování písemností obsažená v zákoníku práce se nevztahuje na všechny písemnosti. Zákoník práce předepisuje doručení pouze u projevů vůle, které byly učiněny písemně a které jsou uvedeny v § 334 odst. 1 ZP. Písemná forma je zachována též, byl-li projev vůle učiněn elektronicky nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení obsahu a určení jednající osoby (viz § 562 odst. 1 OZ). Zvláštní způsob oddání (doručení) spočívá v tom, že projev vůle musí být adresátu doručen do vlastních rukou.

Požadavek na zvláštní způsob dodání (doručení) dopadá jen na projevy vůle zaměstnavatele určené zaměstnanci, které se týkají

• vzniku, změn a skončení pracovního poměru (jde například o návrh na uzavření pracovní smlouvy, o jmenování na vedoucí pracovní místo, o návrh dohody o změně pracovní smlouvy, o převedení na jinou práci, o přeložení, o zařazení na práci podle pracovní smlouvy, odpadly-li důvody, pro které byl zaměstnanec převeden nebo přeložen, o návrh dohody o rozvázání pracovního poměru, o výpověď z pracovního poměru, o odvolání výpovědi z pracovního poměru, o okamžité zrušení pracovního poměru, o zrušení pracovního poměru ve zkušební době, o oznámení, že trvá na tom, aby zaměstnanec dále konal svou práci apod.),
• vzniku, změn a skončení dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (jde například o návrh na uzavření nebo změnu dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti, o návrh na zrušení dohody o pracovní činnosti dohodou, o výpověď nebo okamžité zrušení dohody o pracovní činnosti apod.),
• odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance (jde nejen o odvolání vedoucích zaměstnanců, u nichž se ve smyslu § 33 odst. 3 ZP jmenováním na vedoucí pracovní místo zakládá pracovní poměr nebo ve smyslu § 40 odst. 1 věty druhé ZP mění pracovní poměr, také o odvolání z pracovního místa u vedoucího zaměstnance, jehož pracovní poměr byl založen pracovní smlouvou a který se zaměstnavatelem ve smyslu § 73 odst. 2 ZP dohodl možnost odvolání a vzdání se pracovního místa,
• důležitých právních nebo faktických jednání týkajících se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr nebo platový výměr (§ 113 odst. 4 a § 136 ZP),
• záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného zaměstnance (zjistí-li zaměstnavatel, že zaměstnanec, který byl uznán dočasně práce neschopným, porušil v době prvních 14 kalendářních dnů své pracovní neschopnosti povinnost dodržovat „režim dočasně neschopného pojištěnce“, a to povinnost zdržovat se v době dočasné pracovní neschopnosti v místě pobytu a dodržovat dobu a rozsah povolených vycházek, sepíše o tom záznam, jehož stejnopis doručí dotčenému zaměstnanci, jeho ošetřujícímu lékaři a okresní správě sociálního zabezpečení, zaměstnanci se doručuje podle § 192 odst. 6 ZP do vlastních rukou).

Citované ustanovení tedy nevyjmenovává další písemnosti, u kterých zákonodárce perfektní doručení též předpokládá – např. písemná informace o údajích a právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době, upozornění na možnost výpovědi pro porušení předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci či dohodu o hmotné odpovědnosti. V případě kontroly inspekcí práce by zaměstnavateli hrozila pokuta až 300 000 Kč, kdyby nebyl schopen prokázat, že písemnou informaci o údajích o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru zaměstnanci doručil. V případě upozornění na možnost výpovědi pro porušení předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci by se zaměstnavatel dostal u soudu do důkazní nouze, kdyby nebyl schopen prokázat perfektní doručení zaměstnanci.

Do vlastních rukou zaměstnance musí být uvedená jednání (právní jednání a tzv. faktická jednání) doručena vždy, učinil-li je zaměstnavatel písemně, aniž by bylo samo o sobě rozhodující, zda zákon pro ně předepisuje (pod sankcí neplatnosti) písemnou formu. I kdyby bylo právní jednání platné, přesto by bylo učiněno jen ústně nebo konkludentně, musí být doručeno zaměstnanci do vlastních rukou, rozhodl-li se zaměstnavatel právní jednání uskutečnit v písemné formě.

Určení písemností, které musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou, není v § 334 ZP provedeno kogentně do té míry, že by smlouvou nebo vnitřním předpisem nemohly být stanoveny další písemnosti, které by byly zaměstnanci doručovány (měly být doručeny) tímto způsobem.

Zákoník práce stanoví pořadí pro doručování písemností v pracovněprávních vztazích, a to takto

1. osobně – předáním zaměstnanci na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen, anebo
2. prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, či nakonec
3. prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Probereme si tedy jednotlivé způsoby podrobně a závěrem si probereme i doručování písemností zaměstnancem zaměstnavateli.

Zaměstnavatel doručuje písemnost zaměstnanci především osobně

I v případě doručování písemnosti zaměstnavatele zaměstnanci jednoznačně zákoník práce preferuje ...