2.4. Pohledávky, závazky, penále, pokuty, úroky z prodlení - předuzávěrkové operace

2.4.1 Nesprávnosti

1. Při uzavírání účetního období mohou být zůstatky analytických účtů některých odběratelů negativní, pak je nutné převést je interním účetním dokladem z účtu pohledávek na účet závazků. Podobně se musí postupovat i u pozitivních zůstatků závazků. Není nutné řešit samostatně jednotlivé faktury, ale pouze celkový zůstatek vůči každému obchodnímu partnerovi. Pokud účetní jednotka opomene tuto překlasifikaci provést, bude to menší chyba proti tomu, kdyby některý účet (účty) v součtu byly uvedeny mínusovou položkou v rozvaze.
2. Další chybou bývá nesprávné zaúčtování a pak zařazení zaplacených záloh (závdavků podle NOZ). Poskytnuté zálohy se uvádí v rozvaze na:
   • ř. B.I.5.1 Poskytnuté zálohy na DNM
   • ř. B.II.5.1 Poskytnuté zálohy na DHM
   • ř. B.III.7.2 Poskytnuté zálohy na DFM
   • ř. C.I.5. Poskytnuté zálohy na zásoby
   • ř. C.II.1.5.2 Dlouhodobé poskytnuté zálohy (provozní)
   • ř. C.II.2.4.4 Krátkodobé poskytnuté zálohy (provozní).

Nejčastěji vykazují účetní jednotky poskytnuté zálohy na zásoby jako provozní (při auditu jsem zjistila, že účetní ve společnosti ani nevěděla, že má samostatně evidovat poskytnuté zálohy na zásoby).

3. Pohledávky a závazky, stejně tak i zálohy musí být v rozvaze vykázány podle doby splatnosti, kterou mají pohledávky a závazky, v okamžiku, ke kterému je sestavována účetní závěrka (zbývající splatnost), nikoliv podle doby splatnosti, kterou měla pohledávka nebo závazek v okamžiku svého vzniku. Pohledávky nejsou v účtové osnově rozděleny na krátkodobé a dlouhodobé, a proto k nim musí účetní jednotka vést analytickou evidenci.

4. Mezi problematické oblasti při účtování o pohledávkách a závazcích patří také:

• chyby v účtování kurzových rozdílů u zahraničních pohledávek (podrobněji část 2.6 – Kurzové rozdíly),
• neprovádění konfirmací u odběratelů,
• pozastávky, hlavně u stavebních, nejsou vykazovány jako dlouhodobé pohledávky,
• účetní jednotky neodpisují pohledávky v případě jejich promlčení (podrobněji dále v textu),
• pokud jsou pohledávky odepsány nebo postoupeny, zapomínají účetní jednotky rozpouštět opravné položky, které k nim byly vytvořeny,
• zápočty pohledávek a závazků nejsou prováděny,
• účetní jednotky neúčtují o smluvních pokutách,
• chybné účtování dobropisů, slev a bonusů (u dobropisů chybí potvrzení odběratelů o jejich převzetí,což se může dále projevit i jako chyba při evidenci DPH).

5. S oblastí pohledávek a závazků souvisí také často opomíjené ustanovení § 4 zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti. Poskytovatel platby, jejíž výše překračuje částku 270 000 Kč, je povinen provést platbu bezhotovostně a příjemce platby, jejíž výše překračuje limit, nesmí tuto platbu přijmout, jestliže nebyla provedena bezhotovostně. Do limitu 270 000 Kč se započítávají všechny platby v české i cizí měně, provedené týmž poskytovatelem platby témuž příjemci platby v průběhu jednoho kalendářního dne. Povinnost se nevztahuje na platby daní, poplatků a jiných obdobných peněžitých plnění uskutečňovaných podle daňového řádu nebo podle celního zákona, povinné platby vyplývající z pracovněprávních vztahů, platby pojistného a výplat pojistného plnění a další. Za tento přestupek lze uložit fyzické osobě pokutu do 500 000 Kč a právnické a podnikající fyzické osobě pokutu do 5 000 000 Kč.

6. Při vystavování faktury a zachycení tržby (výnosu) v účetnictví neúčtují účetní jednotky někdy ke správnému okamžiku, což má dopad i do základu daně z příjmů, na rozdíl od daně z přidané hodnoty, kde je datum zdanitelného plnění jasně definováno.

Okamžikem uskutečnění účetního případu z hlediska pohledávek a závazků je den, ve kterém dojde ke splnění dodávky (což může být podle smlouvy a podle INTERMS doložky ke smlouvám v zahraničním obchodě – EXW = předání zboží kupujícímu v dohodnutém místě; FCA = předání zboží 1. dopravci, FOB, CIF = dodání na palubu lodi apod.), k platbě závazku, inkasu pohledávky, postoupení pohledávky, vkladu pohledávky, poskytnutí či přijetí zálohy, převzetí dluhu a k dalším skutečnostem vyplývajícím ze zákona, vyhlášky č. 500/2002 Sb., ČÚS nebo z vnitřních poměrů účetní jednotky.

Pokud ÚJ účtuje výnos při splnění dodávky například dnem podpisu dodacího listu zákazníkem nebo vystavením akceptačního protokolu, nebývá problém se zaúčtováním výnosu. Účetní si ale někdy nevšimne podmínek ve smlouvě a postupuje stále stejně. Při podmínce „CIF“ dodání na palubu lodi pak může být výnos zaúčtován mnohem dříve, než by tomu mělo být, a někdy i do jiného účetního období, ale hlavně do jiného zdaňovacího období z hlediska daně z příjmů. Jiným případem je např. prodej výrobku s prodlouženou zárukou.

7. U pohledávek a závazků musí být respektována zásada zákazu kompenzace, z čehož platí výjimky (§ 58 vyhlášky). Za vzájemné zúčtování se nepovažuje:

• vzájemný zápočet pohledávek a závazků ve smyslu občanského zákoníku, s výjimkou přijatých a poskytnutých záloh, vůči téže fyzické nebo právnické osobě, které mají dobu splatnosti do jednoho roku a jsou vedeny ve stejných měnách. Započtení vzájemných pohledávek obecně upravuje § 1982 až 1991 NOZ. Dluží-li si strany vzájemně plnění stejného druhu, může každá z nich prohlásit vůči druhé straně, že svoji pohledávku započítává proti pohledávce druhé strany. Započtením se obě pohledávky ruší v rozsahu, v jakém se vzájemně kryjí. Souhlas druhé strany se nevyžaduje. Je však tímto rozhodnutím zavázána, což znamená, že musí též provést stejné započtení. V případě započtení pohledávky, která byla na­byta za cenu nižší, než je její jmenovitá hodnota, vzniká zdanitelný výnos (zvýšení hospodář­ského výsledku dle § 23 zákona o daních z příjmů).
• zúčtování dobropisů nebo refundací týkající se konkrétní nákladové, popřípadě výnosové položky vztahující se k účetnímu období, ve kterém byl náklad, popřípadě výnos zúčtován.

8. Zdanitelný výnos (zvýšení hospodář­ského výsledku dle § 23 zákona o daních z příjmů) vznikne v případě započtení nebo postoupení pohledávky, která byla na­byta za cenu nižší, než je její jmenovitá hodnota.

9. Některé pohledávky z odběratelských vztahů jsou sledovány pro potřeby posouzení celkové majetkoprávní situace na podrozvahových účtech (např. odepsané pohledávky) nebo pohledávek nabytých postoupením ve jmenovité hodnotě (při jejím nabytí vedeny rozvahově v pořizovací ceně), dále např. přijaté záruky a jiné obdobné pohledávky, pohledávky z leasingu, pohledávky z pevných termínových operací, pohledávky z opcí). Informace o těchto pohledávkách jsou podstatné pro posouzení celkové majetkoprávní situace.

10. Účetní jednotky – postupníci ...