Uplatnění paušálních náhrad zaměstnancem

Článek se zabývá z pohledu zákoníku práce a zákona o daních z příjmů dvěma okruhy paušálních náhrad poskytnutých zaměstnavatelem zaměstnanci. Jde o možnost paušalizace cestovních náhrad a možnost paušalizace náhrad za opotřebení vlastního zařízení a předmětů zaměstnance použitých pro výkon práce.

1. Paušalizace cestovních náhrad

Poskytnutím cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce (jde o zaměstnavatele podnikatelské sféry), se zabývají ustanovení § 156 až § 172 ZP a poskytnutím cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP (jde o zaměstnavatele nepodnikatelské sféry), se zabývají ustanovení § 173 až § 181 ZP. Společná ustanovení o cestovních náhradách nalezneme v § 182 až § 189 ZP.

Cestovními náhradami při pracovní cestě se rozumějí náhrady:

1. jízdních výdajů,
2. jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
3. výdajů za ubytování,
4. zvýšených stravovacích výdajů (tuzemské a zahraniční stravné),
5. nutných vedlejších výdajů.

Řešení paušalizace cestovních náhrad v zákoníku práce

Paušalizace cestovních náhrad přináší zjednodušení v oblasti poskytování náhrad cestovních výdajů při konkrétních tuzemských a zahraničních pracovních cestách. Tato možnost paušalizace cestovních náhrad se vztahuje na pracovněprávní vztahy, kterými se podle znění § 3 zákoníku práce rozumí pracovní poměr a právní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr (tj. dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti).

Na základě znění § 182 ZP lze u pracovních cest zaměstnance uplatnit paušální částky cestovních náhrad, což se týká jak tuzemských, tak zahraničních pracovních cest. Pro toto rozhodnutí zaměstnavatele není třeba souhlasu zaměstnanců. Paušalizaci cestovních náhrad lze poskytnout zaměstnanci nejen při pracovní cestě definované v § 42 ZP, ale i při dalších pracovních cestách ve smyslu § 152 ZP. Částka paušálu může přitom obsahovat buď všechny druhy cestovních náhrad, nebo pouze vybrané druhy cestovních náhrad. Paušalizovat cestovní náhrady lze i v případě pracovních cest, na kterých zaměstnanec používá ve smyslu § 157 odst. 3 ZP své soukromé vozidlo. Paušalizaci lze uplatnit jak u jednotlivého zaměstnance, tak i u skupiny zaměstnanců.

Paušalizace cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a obdobných výdajů. Výhodné je poskytovat paušální měsíční částku zaměstnancům, kteří uskutečňují pravidelné pracovní cesty po obci, ve které mají pravidelné pracoviště, např. cesty do banky, na poštu, za klienty, na kontrolu apod. (součástí této paušalizace jsou i náhrady jízdních výdajů za používání MHD). Paušalizovat cestovní náhrady nebude možné provést při pracovních cestách zaměstnanců do různých míst, protože u těchto pracovních cest budou cestovní náhrady jednotlivých pracovních cest značně odlišné.

Při sjednání paušální měsíční nebo denní částky cestovní náhrady, popřípadě při jejím stanovení vnitřním předpisem nebo individuálním písemným určením vychází zaměstnavatel:

• z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců nebo příslušnému zaměstnanci,
• ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad za tyto pracovní cesty (za uplynulé období),
• a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo zaměstnance, to je ze změny průměrných cestovních náhrad v dalším období – pro rok 2022 se jedná o vyhlášku č. 511/2021 Sb. upravenou vyhláškou č. 47/2022 Sb. a následně vyhláškou č. 116/2022 Sb., kde jsou stanoveny sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, stravné pro tuzemské pracovní cesty a průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.

Zaměstnavatel může poskytovat buď paušální měsíční cestovní náhrady, nebo paušální denní částku cestovní náhrady, přičemž v případě měsíční paušální částky určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci (dovolená, nemoc zaměstnance apod.). Zaměstnavatel vypočte měsíční paušál a pak ho přepočte na denní paušál cestovních náhrad a o částku denního paušálu pak krátí měsíční paušál zaměstnance za každý den jeho omluvené i neomluvené nepřítomnosti v práci.