Vyúčtování pracovních cest

Pracovní cesty zaměstnanců byly a jsou stále aktuální problematikou v ekonomické oblasti. V souvislosti s jejich vyúčtováním však přetrvává poměrně velký počet chyb a nejasností a je určitě vhodné předložit mnohé vysvětlivky.

Základní platná právní úprava poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách (a to tuzemských i zahraničních) zaměstnanců je v podstatě obsažena v sedmé části zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“).

V úvodu je třeba nepochybně připomenout přísné ustanovení § 346c zmíněného zákoníku práce. V tomto ustanovení je přesně a důrazně stanoveno, že zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu mzdu, plat, odměnu z dohody a jejich náhrady, odstupné, odměnu za pracovní pohotovost a náhradu výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce. Toto řešení přinesla novela zákoníku práce s účinností od 1. 1. 2012, a tím zejména zaměstnavatelům zkomplikovala aplikaci poskytování cestovních náhrad.

Konkrétně se jedná o to, že Ministerstvo práce a sociálních věcí k uvedenému datu vypustilo z platného zákonného textu do konce roku 2011 z § 27 definici neplatného právního úkonu, která zněla tak, že neplatným právním úkonem se rozumí úkon, kterým se zaměstnanec předem vzdává svých práv. Slovo „předem“ bylo přitom velmi důležité, protože  když bylo toto „převedeno“ na poskytování náhrad cestovních výdajů, prakticky to znamenalo, že zaměstnanci se nemohli vzdávat cestovních náhrad z pracovních cest předem, tj. před pracovní cestou, ale nic nebránilo tomu, aby se zaměstnanci vzdávali potom, tj. po návratu z pracovní cesty.

Praxe často dokazovala, že zaměstnanci cestovní náhrady ze svých pracovních cest nevyúčtovávali (nevyplňovali cestovní příkazy) a zaměstnavatelé je nevypláceli (neposkytovali). Do konce roku 2011 se nic nestalo. Dříve i nyní je v této záležitosti situace stejná v tom, že zaměstnanci by stále raději chtěli stravenku místo toho, aby museli vyplňovat cestovní příkaz. Takové řešení však není možné, protože stravenka představuje ze strany zaměstnavatele vůči zaměstnancům pouze fakultativní (dobrovolné) plnění, ale stravné z pracovní cesty představuje od samého počátku plnění obligatorní (povinné). A podstata spočívá právě v tom, že obligatorní plnění nelze nahrazovat plněním fakultativním, a proto musí všichni zaměstnanci cestovní náhrady vyúčtovávat a zaměstnavatelé proplácet. Stejně jako stravenka se chová také stravovací paušál.

Nové ustanovení § 346c

Rozhodující změna však spočívá v tom, že Ministerstvo práce a sociálních věcí vsunulo od 1. 1. 2012 novelou do textu zákoníku práce nové ustanovení § 346c jednoznačného znění, které podstatu předchozího řešení změnilo. Toto nové ustanovení prakticky znamená, že jestliže zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance na pracovní cestu (tj. k plnění pracovních úkolů do jiného místa, než je jeho dohodnuté místo výkonu práce v jeho pracovní smlouvě), vzniká mu současně povinnost zabezpečit (zajistit), aby zaměstnanec pracovní cestu ve stanovené době vyúčtoval (tj. předložil zaměstnavateli patřičné písemné doklady a vyúčtoval) a zaměstnavatel je povinen takovou pracovní cestu zaměstnance ve stanovené době vypořádat (tj. proplatit). Pokud zaměstnavatel pracovní cestu zaměstnanci nevypořádá, bude takové jednání každá kontrola hodnotit jako nezákonné krácení zákonného nároku zaměstnance (protože celá zákonná právní úprava zákoníku práce je založena na tom, že jestliže zaměstnanec splní podmínky stanovené v příslušných ustanoveních upravujících jednotlivé druhy náhrad, musí tyto dostat, protože jsou nárokové) a současně ještě jako porušování obecně platného právního předpisu, tj. zákoníku práce. Postihy pro zaměstnavatele stanoví zákon o státní inspekci č. 251/2005 Sb., ve znění ...