Elektronická archivace dokladů

Odpověď:

Elektronickou archivaci upravuje zejména zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví („ZoU“), zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů („ZoA“), a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty („ZDPH“).

Zákon o účetnictví

Zákon o účetnictví stanoví, že účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů, kdy jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do souhrnných účetních záznamů (zejména do účetních dokladů, účetních knih aj.). Účetní záznamy mohou být v listinné, technické či smíšené formě a je povinné uschovávat je po stanovenou dobu. V případě účetních dokladů činí tato doba pět let.§ 31 a 32 ZoU

Za technickou formu se přitom považuje účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.§ 33 odst. 2 písm. b) ZoU

Účetní záznam může být převeden z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V daném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního ...