Originální účetní doklady

Obracím se na Vás s dotazem týkajícím se faktur - daňových dokladů a archivace těchto dokladů. Zákon o účetnictví doznal od 1. 1. 2009 několik změn. Můj dotaz je cílený na § 6 , § 7 a § 33a zákona o účetnictví (na účetní případ) a na zákon o DPH - daňový doklad.

Příklad z praxe:

Naši dodavatelé nás nutí přijímat faktury e-mailovou poštou, ve formátu PDF. Nejedná se o fakturu opatřenou elektronickým podpisem. Některé faktury jsou výstavcem podepsané nebo vůbec podpis chybí. Tento způsob odesílání nahrazuje klasickou dodávku poštou. Po vytištění faktury z e-mailové pošty je poznat, že se nejedná o originální doklad - např. z podpisu.

Takto došlou fakturu zaúčtujeme a v účetnictví vznikne účetní záznam na několika řádcích. K tomuto účetnímu záznamu oskenujeme příslušnou fakturu a v účetnictví spojíme s účetním záznamem. Podíváme-li se tedy po zaúčtování do našeho účetnictví na účetní záznam, v dalším kroku k němu máme k dispozici náhled na původní došlou fakturu. Je to takto kompletní, přehledné a hned k dispozici i pro kontrolu.

Vytištěnou e-mailovou fakturu po zaúčtování skartujeme, ušetříme tím nemalé archivní skladovací prostory.

Archivovat budeme tyto záznamy včetně faktur na záložních zdrojích/ nosičích dat podle požadované zákonné doby.

Dotazy:

Je možné od 1. 1. 2009 postupovat tímto postupem z praxe?

Je v postupu nějaký krok v rozporu se zákonem? Který?

Narážíme na to, že nemáme originální doklady - musíme je mít?

Některé faktury nám nechodí opatřené vlastnoručním (originálním) podpisem - musí být podepsané?

Můžeme považovat účetnictví za průkazné tím, že budeme skenovat/ archivovat kopie faktur v netištěné podobě?

Kromě citace paragrafů prosíme v odpovědi uvést i srozumitelný zákonný postup.