Cestovní náhrady u pracovních cest – nejčastější otázky a problémy z praxe

V rámci pracovního poměru se zaměstnanci zavazují vykonávat práci ze sjednaného místa výkonu práce. Se souhlasem zaměstnance je také možné zaměstnance vyslat na pracovní cestu. V souvislosti s tím zaměstnanci ve většině případů vzniknou náklady. Ze základních zásad zákoníku práce víme, že náklady závislé práce by měl nést zaměstnavatel. Zaměstnanec tedy může požadovat náhradu nákladů, které mu v souvislosti s pracovní cestou vznikly. V praxi však mohou vznikat různé nejasnosti a komplikace. V tomto článku nabídneme odpovědi na ty nejčastější z nich.

Kdo a jak rozhoduje o podmínkách pracovní cesty?

Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu z Prahy do Vídně. Po návratu předložil zaměstnavateli účetní doklady, z nichž vyplývá, že se na poměrně krátkou cestu vydal letecky. Zaměstnavatel takový přístup považuje za nehospodárný, musí letenku proplatit?

Podle § 153 zákoníku práce má zaměstnavatel povinnost předem stanovit klíčové parametry pracovní cesty. Mezi tyto parametry patří:

• doba a místo zahájení cesty,
• místo plnění pracovních úkolů,
• způsob dopravy (autobus, vlak, auto, letadlo apod.),
• způsob ubytování.

Zaměstnavatel by měl tyto podmínky ideálně stanovit písemně, přičemž musí zohledňovat oprávněné zájmy zaměstnance. V praxi to může vypadat tak, že zaměstnavatel vydá vnitřní předpis, v němž uvede obecně platná pravidla. Ta mohou vypadat např. tak, že zaměstnanci jsou povinni upřednostnit cestu autobusem nebo vlakem, pokud není delší než 5 hodin. Stejně tak může zaměstnavatel upravit například to, zda mohou zaměstnanci využít ve vlaku první třídy a v letadle business class.

Pokud zaměstnavatel takový vnitřní předpis nemá, je vhodné, aby podmínky cesty schválil zaměstnanci v každém konkrétním případě předem, v době, kdy se zaměstnanec ještě může podle jeho rozhodnutí zařídit.

Někteří zaměstnavatelé v tomto směru postupují tak, že si od zaměstnanců nechají před vysláním na pracovní cestu předložit tzv. cestovní příkaz, kde jsou jednotlivé ...