Pracovní cesta z pohledu praxe

Obsah:

• Úvodem
• Obecně
• Náhrady cestovních výdajů
• Pracovní cesta
• Omezení u pracovních cest
• Pokyny k práci na pracovní cestě
• Cestovní příkaz
• Doba strávená na pracovní cestě
• Rozhodující podmínky
• Přerušení pracovní cesty
• Použití motorového vozidla
• Cesta mimo pravidelné pracoviště
• Mimořádná cesta mimo rozvrh směn
• Přeložení
• Dočasné přidělení
• Přijetí do zaměstnání
• Výkon práce v zahraničí
• Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr
• Druhy cestovních náhrad

Úvodem

Pracovní cesty zaměstnanců jsou poměrně časté, ať už jde o kratší, nebo delší výkony práce mimo jejich pravidelné pracoviště v tuzemsku nebo v zahraničí. Při těchto cestách vznikají přímé či nepřímé zvýšené výdaje, zejména na dopravu a stravování. Je nasnadě, že tyto soukromé výlohy by měl nahradit zaměstnavatel, který přikázal vykonání pracovní cesty. V zájmu ochrany zaměstnanců a pro předejití vzájemných sporů právní předpisy závazně stanoví, o jaké minimální cestovní náhrady se jedná a jak se vypočtou. Přitom nárok na cestovní náhrady vzniká nejen u pracovních cest, ale také v některých dalších, věcně obdobných případech, jako je například přeložení nebo dočasné přidělení zaměstnance. O tom všem budou následující řádky.

Obecně

Zákoník práce je – jak známo – postaven na zásadě „co není zákonem zakázáno, je dovoleno“. Zákonná úprava však určuje, kdy se nelze od právní úpravy odchýlit. Dalším důležitým principem je tzv. minimální sociální standard, tedy právo, které musí obdržet za daných podmínek každý zaměstnanec bez hledu na to, u jakého zaměstnavatele je zaměstnán. Speciálně je tato zásada vyjádřena právě v části sedmé zákoníku práce pojednávající v § 151 až 189 ZP o náhradách výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, tedy zjednodušeně řečeno pojednávající o cestovních náhradách.

Je třeba si uvědomit, že zákoník práce v souvislosti se sjednáváním podstatných náležitostí pracovní smlouvy výslovně stanoví, že v pracovní smlouvě lze sjednat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle sjednaného druhu práce vykonávána. To znamená, že místo výkonu práce může být v pracovní smlouvě dohodnuto i alternativně. To je novinka, starý zákoník práce pojednával pouze o místu výkonu práce pouze v jednotném čísle a v podstatě nepřipouštěl sjednání více míst výkonu práce. V případě, že místo výkonu práce je sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance. Podle současné právní úpravy se cesty zaměstnance vyslaného k výkonu práce mimo místo výkonu práce posuzují jako pracovní cesta a cesty konané mimo pravidelné pracoviště zakládají také zaměstnanci právo na náhradu výdajů spojených s výkonem práce pro zaměstnavatele.

Náhrady cestovních výdajů

Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhrady cestovních výdajů. Jedná se o náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v části sedmé zákoníku práce. Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

• pracovní cestě,
• cestě mimo pravidelné pracoviště,
• cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
• přeložení,
• přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
• výkonu práce v zahraničí.

Část sedmá zákoníku práce, která upravuje poskytování cestovních náhrad, je rozčleněna do čtyř hlav. Hlava I. a IV. je společná pro všechny zaměstnavatele, podle hlavy II. postupují všichni zaměstnavatelé, kteří nepostupují podle hlavy III., v praxi se jedná o tzv. zaměstnavatel podnikatelské sféry na rozdíl od zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry, kteří jsou taxativně vyjmenováni v § 109 odst. 3 ZP (stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona a regionální rada regionu soudružnosti). V původním znění tohoto zákoníku práce byli dokonce tito zaměstnavatelé vyjmenováni v názvu hlavy III. části sedmé zákoníku práce. Vzhledem k tomu, že nadpis byl zjevně nepřehledný, upravil zákonodárce v názvu pouze odkaz na „zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3“ a v názvu hlavy II. na „zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3.“

Minimální práva na cestovní náhrady jsou samozřejmě pro všechny zaměstnance stejná, nicméně odchylky pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v hlavě III. části sedmé zákoníku práce spočívají v odlišném způsobu financování jejich činnosti. Tyto odchylky spočívají zejména v omezených prostředcích těchto zaměstnavatelů na cestovní náhrady, a proto jsou pro ně stanoveny cestovní náhrady buď pevnou sazbou, nebo sazbou v rozpětí.

Zásadně ještě platí, že zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP nesmí poskytovat jiné nebo vyšší náhrady. Zaměstnavatelé uvedení v § 109 odst. 3 ZP mají obdobně jako v případě odměňování, kdy mají stanoveny podrobné podmínky poskytování platů zákonem, upraveny výslovně i podmínky a výše fakultativních náhrad (např. kapesné při zahraničních pracovních cestách). Značný rozdíl je také u náhrady při přijetí zaměstnance do zaměstnání v pracovním poměru nebo při přeložení do jiného místa. Zde platí, že zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP může poskytovat zaměstnanci náhradu do doby, než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky, a jde-li o pracovní poměr, který je sjednáván na dobu určitou, nejdéle do skončení tohoto pracovního poměru. V praxi to znamená, že např. zaměstnavatelé ministerstva a ostatní státní orgány, které přijmou do pracovního poměru odborníky z Moravy apod., poskytují těmto zaměstnancům náhradu ubytování v místě pracoviště. Podle zákona tak mohou činit pouze maximálně čtyři roky. Takové omezení pro zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry neplatí, ten může svému zaměstnanci poskytovat úhradu ubytování v místě pracoviště třeba deset let.

Ostatní zaměstnavatelé (tedy zaměstnavatelé podnikatelské sféry) mohou podle obecného principu poskytovat i další náhrady, než které jsou stanoveny jako minimální sociální standard, samozřejmě že tím mohou být i fakultativní náhrady uvedené v hlavě III. části sedmé zákoníku práce pro tzv. nepodnikatelskou sféru.

Filozofie této právní úpravy v zákoníku práce byla pak také promítnuta do tzv. doprovodného zákona k zákoníku práce (zákona č. 264/2006 Sb.) a jeho prostřednictvím do zvláštních zákonů. Předně bylo stanoveno v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně dále nejsou mimo jiné náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách. Tato zásada platí pro zaměstnance všech zaměstnavatelů. Pro zaměstnance zaměstnavatele podnikatelské sféry to znamená, že jiné a vyšší náhrady, než stanoví zákoník práce pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v § 109 odst. 3 ZP, jsou zdanitelným příjmem.

Na tuto právní úpravu pak navazuje i úprava v zákoně č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a v zákoně č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění. I zde platí, že ty částky, které nejsou předmětem daně z příjmů, nejsou ani předmětem pojistného, a naopak částky, které jsou předmětem daně, jsou i předmětem pojistného.

Pracovní cesta

Právní úprava pracovní cesty je systematicky zařazena v § 42 ZP, tj. v hlavě III části zákoníku práce nazvané „Změny pracovního poměru“. Pracovní cesta je totiž klasickým příkladem změny pracovního poměru stejně, jako je převedení zaměstnance na jinou práci nebo přeložení zaměstnance do jiného místa výkonu.

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, pokud je v pracovní smlouvě se zaměstnavatelem sjednáno více míst výkonu práce, rozumí se pracovní cestou vyslání zaměstnance zaměstnavatelem mimo všechna takto vymezená (sjednaná) místa výkonu práce. Vyslání na pracovní cestu je možné pouze na dobu nezbytné potřeby. Zákoník práce tuto dobu však blíže nespecifikuje, a proto je třeba dobu každé pracovní cesty posoudit samostatně ve vztahu ke však relevantním skutečnostem danými poměry u zaměstnavatele. Vždy je však třeba stanovit konkrétní délku pracovní cesty před jejím započetím, protože délka pracovní cesty musí být vždy časově omezena. V praxi délka pracovní cesty zásadně odvisí od důvodu, pro který je zaměstnanec na cestu vyslán a od úkolů, které v rámci cesty má splnit. I kdyby se nakonec stalo, že v průběhu pracovní cesty vznikne potřeba ji prodloužit, pak to zase musí být výhradně zaměstnavatel, který stanoví přesné časové období, o které je třeba cestu prodloužit.

Novinkou nyní platného zákoníku práce je, že zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Podle starého zákoníku práce platilo, že zaměstnavatel může vyslat svého zaměstnance na dobu nezbytně nutnou na pracovní cestu, je-li tato podmínka sjednána v pracovní smlouvě. To dnes neplatí, dnes není třeba, aby součástí pracovní smlouvy bylo ujednání, že zaměstnavatel se se zaměstnancem dohodl, že jej může vysílat bez omezení na pracovní cesty.

Dnes platná právní ...