Rizika doručování písemností

Úvodem

Právní úprava doručování písemností v pracovněprávních vztazích obsažená v ustanoveních § 334 a násl. ZP není v praxi zcela jasná a přináší řadu dotazů. Z teorie práva ovšem známe, že doručování představuje důležitou náležitost každého právního jednání, že platí jednoduchá zásada, aby právní jednání (každá smlouva, dohoda apod.) mohlo vzniknout, musí být doručeno, nebo opačně nebylo-li právní jednání doručeno, neexistuje. Podívejme se tedy společně, co nás v personalistice při doručování pracovněprávních písemností trápí nejvíce.

Obecně platí, že projev vůle má (vyvolává) v pracovněprávních vztazích sledované právní následky, jen jestliže došel (byl doručen) druhé ze smluvních stran základních pracovněprávních vztahů nebo ostatním subjektům pracovněprávního vztahu. Má-li být učiněn v předepsané podobě, je nezbytné, aby byl druhé straně doručen, neboť – jak se uvádí v důvodové zprávě ke koncepční novele zákoníku práce z roku 2012 (zákon č. 365/2011 Sb.) – „nebyl právní úkon doručen, neexistuje“, a tedy nešlo podle právní úpravy účinné od 1. 1. 2012 o právní úkon a v době od 1. 1. 2014 se nejedná o právní jednání.

Dále obecně platí, že projev vůle dojde (je doručen) druhé smluvní straně základních pracovněprávních vztahů nebo jinému subjektu pracovněprávního vztahu, jakmile se dostane do sféry její dispozice, tedy jakmile druhá strana získá možnost seznámit se s jeho obsahem. Nevyžaduje se, aby se s obsahem projevu vůle opravdu seznámila, ostatně nikdo – do důsledku vzato – nemůže být „přinucen“, aby opravdu poznal obsah projevu vůle někoho jiného, rozhodující je jen, aby měl – objektivně vzato – možnost obsah projevu vůle poznat.

Vyžaduje-li však zákon, aby projev vůle došel (byl doručen) druhé smluvní straně základních pracovněprávních vztahů zvláště předepsaným způsobem, má projev vůle sledované právní následky, jen jestliže byl takový postup dodržen. Kdyby byl projev vůle doručován druhé straně odlišným způsobem, jeho právní následky, nestanoví-li zákon jinak, nenastávají, i kdyby se nakonec do „dispoziční“ sféry adresáta dostal.

Legislativní zkratka „písemnost“ zavedená v § 334 ZP platí v zákoníku práce jen tehdy, je-li ze souvislostí, v nichž je použita, nepochybné, že se má na mysli doručování projevů vůle vyjmenovaných v § 334 ZP. Jinak jde o termín, který dopadá na právní a jiná jednání, která byla učiněna v písemné formě nebo ve formě jí postavené naroveň (elektronicky nebo jinými technickými prostředky, které umožňují zachycení obsahu jednání a určení jednající osoby).

Omyly zaměstnanců při doručování písemností zaměstnavateli

Zaměstnanci si často neuvědomují, že aby jejich podání určené zaměstnavateli bylo skutečně doručené, musí splnit podmínku stanovenou v § 337 ZP – zaměstnanec doručuje písemnost určenou zaměstnavateli zpravidla osobním předáním v místě sídla zaměstnavatele. Pouze při tomto způsobu doručení má zaměstnavatel zákonnou povinnost doručení písemnosti zaměstnanci písemně potvrdit.

V praxi se setkáváme s případy, kdy zaměstnanec nechce vejít v osobní styk se zaměstnavatelem (např. nechce mu předat osobně okamžité zrušení pracovního poměru) a volí různé jiné způsoby, které ne vždy vedou k naplnění podmínky zákona – řádnému doručení.

Zákoník práce nestanoví osobní předání listiny, kterou chce zaměstnanec zaměstnavateli doručit jako jediný možný způsob doručení. Právně účinné je samozřejmě i jinak provedené odevzdání listiny zaměstnavateli, např. dodáním prostřednictvím držitele poštovní licence nebo jiného provozovatele poštovních služeb, předáním v místě bydliště zaměstnavatele, který je fyzickou osobou, předáním v místě provozovny zaměstnavatele, v níž zaměstnanec pracuje, osobním předáním vedoucím zaměstnancům zaměstnavatele, kteří jsou nadřízení zaměstnanci nebo předáním pověřené osoby.

K tomu, aby bylo pracovněprávní jednání nebo jiný projev vůle zaměstnance učiněné písemně došlo zaměstnavateli, je zapotřebí, aby se dostalo do sféry jeho dispozice. Není dobře možné požadovat, aby doručení písemnosti bylo vázáno na to, zda se zaměstnavatel seznámil s obsahem písemnosti. Nikoho totiž nelze nutit, aby si přečetl určitou listinu nebo jinak zjistil její obsah, jestliže tak sám nehodlá učinit.

Doručení písemnosti zaměstnavateli si klade za cíl, aby měl možnost poznat obsah zaměstnancovy listiny. Z toho pohledu je třeba vykládat požadavek ZP, podle něhož doručení písemnosti je „splněno, jakmile ji převzal“. Slovo „převzal“ zde vyjadřuje stav, že se písemnost dostala do sféry disposice zaměstnavatele a že tedy zaměstnavatel měl (má) možnost se s obsahem písemnosti seznámit, aniž by bylo právně významné, zda tak učinil nebo neučinil.

I zaslání písemnosti zaměstnavateli prostřednictvím držitele poštovní licence nebo provozovatelem poštovních služeb, tedy zpravidla Českou poštou má svá úskalí. Zaměstnanci si často neuvědomují, že zákoník práce předepisuje řadu podmínek pro tento způsob doručování, z nichž pro zaměstnance je důležité, aby poštovní zásilka byla minimálně podána „doporučeně“ s dodáním do vlastních rukou adresáta a aby dodání zásilky bylo potvrzeno na dodejce („doručence“). Pokud by tyto podmínky nebyly splněny a zaměstnanec např. zaslal písemnost jako „obyčejné“ psaní, nezjistil by se okamžik doručení písemnosti a písemnost by se považovala za nedoručenou.

V neposlední řadě se zaměstnanci často mylně domnívají, že mohou zasílat zaměstnavateli písemnosti elektronicky, pouhou e-mailovou poštou. To je ovšem velký omyl. Pro doručování písemností zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací předepisuje zákoník práce ještě větší podmínky než pro doručování prostřednictvím držitele poštovní licence nebo provozovatelem poštovních služeb.

Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může být zaměstnavateli doručován jen takový projev vůle zaměstnance, který byl učiněn elektronicky, tedy v podobě datové zprávy. O elektronické pracovněprávní jednání jde pouze tehdy, bylo-li opatřeno uznávaným elektronickým podpisem, tedy zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. Předpokládá to tedy, aby si zaměstnanec opatřil (zakoupil) minimálně elektronický podpis. Stejné právní účinky, jako kdyby bylo jednání podepsáno elektronickým podpisem, má, bylo-li pracovněprávní jednání učiněno z datové schránky zaměstnance do datové schránky zaměstnavatele. Datové schránky přiděluje na žádost fyzickým osobám ministerstvo vnitra.

Zaměstnanec ovšem může svému zaměstnavateli doručovat pracovněprávní jednání učiněné v elektronické podobě pouze tehdy, jestliže zaměstnavatel

• oznámil zaměstnanci svoji elektronickou adresu nebo identifikátor své datové schránky, na kterou je možné pracovněprávní jednání zasílat, a současně
• vyslovil souhlas s tímto způsobem doručování.

K průkazu doručení projevu vůle učiněného v elektronické podobě (datové zprávy) je třeba, aby zaměstnavatel jako adresát potvrdil jeho převzetí. Musí k tomu dojít do 3 dnů ode dne odeslání písemnosti na adresu ...