Zahraniční pracovní cesta

K pojmu zahraniční pracovní cesta

Zahraniční pracovní cesta je cesta konaná mimo území České republiky. Zpravidla vždy v sobě zahrnuje i pracovní cestu částečně vykonávanou na území České republiky. Za zahraniční pracovní cestu se při poskytování cestovních náhrad považují všechny pracovní cesty, jejichž předmět a účel spočívá ve výkonu činnosti mimo území České republiky. Zahraniční pracovní cesta má sice svou tuzemskou a zahraniční část, pro účely vyúčtování se však považuje jako celek za zahraniční pracovní cestu s tím, že zaměstnanci přísluší za dobu konání pracovní cesty na území České republiky stravné podle § 163 ZP za stejných podmínek a ve stejném rozsahu jako u tuzemské pracovní cesty (s dále uvedenou výjimkou) a dále povinně poskytované náhrady vyjmenované v § 166 odst. 1 ZP (náhrada jízdních výdajů, náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, náhrada výdajů za ubytování, náhrada stravovacích výdajů v zahraniční měně neboli tzv. zahraniční stravné a náhrada nutných vedlejších výdajů).

Od 1. 1. 2012 podle výslovné úpravy § 166 odst. 1 ZP, který byl novelizován zákonem č. 365/2011 Sb., však nelze uplatnit pro tuzemskou část zahraniční pracovní cesty pravidlo o možnosti upustit od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější, které je jinak možné u tuzemské pracovní cesty podle § 163 odst. 4 ZP, která spadá do dvou kalendářních dnů, a to ani, kdyby zahraniční pracovní cesta spadala také do dvou kalendářních dnů.

Cestovní náhrady se poskytují v zahraniční měně od okamžiku přechodu státní hranice České republiky. Ustanovení § 155 ZP výslovně upravuje dobu přechodu státní hranice při letecké dopravě. S účinností od 1. 1. 2012 bylo také doplněno pravidlo, že dobou přechodu státní hranice České republiky při použití letadla se rozumí doba odletu z České republiky a doba příletu do České republiky. Věcný obsah posouzení se tím ale nemění, protože lety mezi letišti v České republice byly i před výše zmíněnou novelou zákoníku práce považovány za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty. Rozhodující pro určení doby přechodu státní hranice je proto doba odletu a příletu do České republiky. Jestliže zaměstnanec použije letecké spoje mezi Ostravou a Prahou pouze k přestupu do letadla do Mnichova, které odlétá z Prahy, je dobou přechodu státní hranice až doba odletu z Prahy, nikoliv z Ostravy.

Při všech ostatních způsobech dopravy oznamuje dobu přechodu státní hranice zaměstnavateli zaměstnanec. Musí se jednat o dobu faktického překročení státní hranice. Při použití veřejné hromadné dopravy lze využít údajů v jízdních řádech, při použití individuální dopravy oznamuje tuto skutečnost zaměstnanec zaměstnavateli. Doba přechodu státní hranice musí odpovídat zaměstnavatelem předem určeným podmínkám pracovní cesty, v tomto případě zejména době nástupu a ukončení pracovní cesty. Podle určených podmínek, tj. vzdálenosti státní hranice od doby nástupu pracovní cesty, způsobu dopravy apod., ověřuje zaměstnavatel, zda doba přechodu státní hranice jím předem určeným podmínkám odpovídá. Dobu přechodu státní hranice u osobní dopravy motorovým vozidlem lze ověřovat i za použití navigace GPS, tachografů apod. Doba přechodu státní hranice se při návratu na území České republiky považuje za okamžik zániku práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně.

Na zahraniční pracovní cestu se vztahují obecné podmínky možnosti konat pracovní cestu pouze v dohodě se zaměstnancem upravené pro všechny pracovní cesty bez výjimky § 42 ZP.

Podle § 240 ZP i pro zahraniční pracovní cestu platí, že těhotné zaměstnankyně a zaměstnankyně a zaměstnanci pečující o děti do věku 8 let smějí být vysíláni na pracovní cestu mimo obvod obce svého pracoviště nebo bydliště jen se svým souhlasem. To platí i pro osamělou zaměstnankyni a osamělého zaměstnance, kteří pečují o dítě, dokud dítě nedosáhlo věku 15 let, jakož i pro zaměstnance, který prokáže, že převážně sám dlouhodobě pečuje o osobu, která se podle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo stupni IV (úplná závislost).

Pro zahraniční pracovní cestu samozřejmě také platí podle § 153 ZP, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel.

Pro výši stravného je určující základní sazba zahraničního stravného pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. I pro toto zjištění je nutné za dobu rozhodnou povařovat překročení státní hranice mezi jednotlivými státy tak, aby bylo možné posoudit, která sazba se použije. Právní úprava tuto otázku sice výslovně neupravuje, není však důvod při posuzování doby rozhodné postupovat jinak než u přechodu státní hranice České republiky.

Poskytování cestovních náhrad se posuzuje u každé zahraniční pracovní cesty samostatně. Jedinou výjimkou pro poskytování zahraničního stravného je § 170 odst. 4 ZP, kdy se doby strávené mimo území České republiky, které trvají alespoň jednu hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách konaných v jednom kalendářním dni pro tento účel, sčítají.

Druhy cestovních náhrad a jejich daňové dopady

Při zahraniční pracovní cestě je zaměstnavatel povinen poskytovat zaměstnanci druhy cestovních náhrad výslovně vyjmenovaných v § 166 odst. 1 ZP, a to

• náhrada jízdních výdajů,
• náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
• náhrada výdajů za ubytování,
• náhrada stravovacích výdajů v cizí měně (tzv. zahraniční stravné),
• náhrada nutných vedlejších výdajů

a za splnění zákonem stanovených podmínek na ně vzniká zaměstnanci právo. U zaměstnanců zaměstnavatele neuvedeného v § 109 odst. 3 ZP (stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2006-262?text=%C2%A7%20109-f3056116 poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona) se jedná o minimální zákonem zaručené právo, které lze u těchto zaměstnavatelů zpravidla tzv. podnikatelského typu dále zvyšovat. Zaměstnancům je tak možné poskytovat cestovní náhrady ve vyšším rozsahu nebo je možné poskytnout i další náhrady zákonem neupravené. Podkladem pro jejich poskytování je smlouva, nejčastěji kolektivní, může se ale jednat i o smlouvu individuálně sjednanou mezi konkrétním zaměstnancem a zaměstnavatelem, včetně pracovní smlouvy. Vyšší nebo další cestovní náhrady je možné upravit i ve vnitřním předpisu zaměstnavatele vydaném podle § 305 ZP. U zaměstnanců zaměstnavatele neuvedeného v § 109 odst. 3 ZP jsou rozsah a podmínky poskytovaných cestovních náhrad při zahraničních pracovních cestách uvedených v § 166 až § 171 ZP závazné s výjimkami upravenými § 179 až § 180 ZP.

Podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, nejsou předmětem daně ze závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti pro zaměstnance zaměstnavatele uvedeného v § 109 odst. 3 ZP (stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány ...