Archivace a skartace dokumentů

Obsah:

• Úvodem
• Osobní spis
• Zakázané údaje
• Údaje o zdravotním stavu
• Subjekty oprávněné nahlížet do osobního spisu
• Doba vedení osobního spisu
• Nařízení GDPR
• Směrnice zaměstnavatele k provedení GDPR v praxi
• Obecná pravidla k archivaci pracovněprávních dokumentů
• Poznámka k archivaci v digitální podobě

Úvodem

V praxi se velice často vyskytují otázky ohledně archivace pracovněprávních dokumentů. Zákoník práce však pojednává o uchovávání pracovněprávních dokumentů zaměstnance pouze po dobu trvání pracovního poměru. Zákoník práce výslovně stanoví, že zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 ZP, tedy v pracovním poměru nebo v některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti).

Tato právní úprava je speciální k úpravě dnes obsažené v zákoně č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů. Znamená to, že při vedení osobního spisu zaměstnance musí zaměstnavatel (jako správce ve smyslu citovaného zákona č. 101/2000 Sb.) i zaměstnanec pověřený vedením osobních spisů u zaměstnavatele respektovat příslušná ustanovení zákona č. 101/2000 Sb. Na tom nic nezmění skutečnost, že bude v brzké době zákon č. 101/2000 Sb. zrušen v souvislosti s nabytím účinnosti (dne 25. 5. 2018) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů), anglicky označované General Data Protection Regulation (GDPR). Přestože bude zákon č. 101/2000 Sb. zrušen, na praxi nakládání s osobními údaji zaměstnance se nic nezmění, neboť GDPR obsahuje zásady, které dosud zakotvuje zákon č. 101/2000 Sb.

Osobní spis

Právní úprava zákoníku práce ani zákona č. 101/2000 Sb. neobsahuje konkrétní výčet údajů, které mohou být vedeny v osobním spisu.

Písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu a které je tak zaměstnavatel oprávněn vést v osobním spisu, jsou především ty, které potvrzují kvalifikaci a obecnou způsobilost zaměstnance k výkonu práce (např. profesní životopis, potvrzení o zaměstnání a pracovní posudek od předchozího zaměstnavatele, osobní dotazník, doklady (opisy) o dosaženém vzdělání a kvalifikaci. Dále pak samozřejmě i ty, které se týkají uzavřeného pracovněprávního vztahu (např. pracovní smlouva, platový výměr, pracovní náplň a jejich změny, podání informace podle § 37 ZP, seznámení s pracovním řádem a jinými předpisy vztahujícími se k vykonávané práci, s kolektivní smlouvou a vnitřními předpisy, a ty, které se týkají průběhu a skončení pracovního poměru (např. o absolvovaných školeních a jiných kvalifikačních kurzech, o uzavření dohody o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování, o uzavřených dohodách nebo rozhodnutí o srážkách ze mzdy nebo platu, souhlas zaměstnavatele s výkonem výdělečné činnosti zaměstnance, přehled ofakticky vykonávané práci zaměstnancem, právní jednání, kterým byl rozvázán pracovní poměr, ale i případě rozhodnutí soudu ve věci neplatnosti skončení pracovního poměru.

Písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu, nemohou být různá podání a stížnosti (zejména anonymní), kterými se třetí osoby obracejí na zaměstnavatele a odklady o způsobu jejich vyřízení. Takové dokumenty se týkají toliko vztahu mezi zaměstnavatelem a třetí osobou.

Zakázané údaje

Zákoník práce (ZP) v § 316 odst. 4 uvádí příkladný výčet toho, které informace nesmí zaměstnavatel od zaměstnance vyžadovat (o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti a trestněprávní bezúhonnosti). Zároveň však stanoví výjimku spočívající v tom, že je-li pro to dán věcný důvod, spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případech, kdy to stanoví zákoník práce nebo zvláštní právní předpis, tento zákaz neplatí ve vztahu k informacím o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní bezúhonnosti. Údaje o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi ...