I v moderní elektronické době je účetnictví obor, ve kterém se není možné vyhnout papírové formě dokladů, a to zejména pro účely archivace. Jak dlouho a co vše se musí archivovat?
Doba archivace pro účetní a daňové účely vychází z různých předpisů. Nelze vycházet pouze ze zákona o účetnictví nebo ze zákona o daních z příjmů.
Archivace dle zákona o účetnictví
Základní informace a principy o vedení účetnictví jsou stanoveny v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Archivací a uchováváním dokladů se zabývá § 31 a § 32.
Podle § 31 odst. 2 se musí uschovávat záznamy, jako jsou:
- účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Příklad č. 1
Firma Jandák s. r. o. zakoupila multifunkční kopírku se záruční lhůtou 6 let. Po 5 letech používání se kopírka rozbila a firma ji reklamovala. Reklamační řízení trvá už 2 roky. Po jakou dobu firma uchovává doklady ke kopírce?
Účetní doklady ke kopírce se musí uchovávat minimálně po dobu 5 let. Vzhledem k tomu, že záruční doba je 6 let, firma uchovává tyto informace po dobu záruční doby i případného reklamačního řízení. Podle § 32 odst. 3 zákona o účetnictví platí, že „pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá“.
Specifika archivace záznamů o zaměstnancích
Přestože se o zaměstnancích vedou účetní záznamy, platí pro ně jiné podmínky archivace než dle zákona o účetnictví. Pokud firma zaměstnává zaměstnance, musí při archivaci vycházet ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce a ze zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Pak jsou lhůty pro archivaci jiné.
V souvislosti s GDPR by měly být uchovávány a zpracovány informace o zaměstnancích po dobu nezbytně nutnou a pro účel, pro který byly shromážděny. Tedy podle zákoníku práce po dobu trvání pracovněprávního vztahu. Dále zde ale platí další výjimky. Zaměstnavatel by tak po ukončení měl probrat osobní spis, některé dokumenty, které již nepotřebuje (osobní průkazy, životopis, fotokopie dokladů apod.), by měl skartovat a vymazat z elektronické formy evidence informací o zaměstnancích. Jiné dokumenty je vhodné zachovat v rámci oprávněného zájmu zaměstnavatele například pro případ právního sporu (např. důvody pro ukončení pracovního poměru apod.), a to ...
Související předpisy SZČR
Souhlas s využíváním cookies
Vlastní nastavení cookies