Odpovědnostní a podpisový řád

Asi nejdůležitější vnitropodnikovou směrnicí, a to nejen v účetních jednotkách podnikatelů, je směrnice, kterou je upravena oblast podpisování a tedy schvalování nejen účetních písemností a s tím související přebírání odpovědnosti za jejich správnost. Vše co je dále uvedeno, se vztahuje na všechny účetní jednotky, tedy i na ty, které používají jednoduché účetnictví.

Prvním problémem, kterým se budeme zabývat, musí proto být vysvětlení pojmu, který jsem použil výše, tj. účetní písemnost. Zákon o účetnictví (dále jen zákon) používá pojem „účetní záznam“. Tento pojem je definován v § 4 odst. 10: „Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy“. Této definici by se dalo rozumět tak, že se vztahuje pouze na skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví a jsou zachycovány v číselné podobě a v této podobě jsou zapisovány. Tak tomu ale není. Pojem „data“ je třeba chápat v širším významu, ne jen jako čísla. Vhodný by asi byl pojem „údaje“, protože jak vyplývá z § 4 odst. 11 zákona, účetním záznamem je nejen účetní doklad, ale také například inventarizační dokumentace, příloha k účetní závěrce nebo výroční zpráva, což jsou dokumenty, které obsahují nejen číselné údaje, ale i text. Proto jsem použil raději slovo písemnost.

Další ustanovení zákona, které nás musí v této souvislosti zajímat, je § 6. Tento paragraf stanovuje, že účetní jednotky jsou povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví pouze pomocí účetních dokladů, a že tyto doklady musí být průkazné.

Zmíněným předmětem účetnictví je dle § 2 zákona u podvojného účetnictví stav a pohyb majetku a jiných aktiv, závazků včetně dluhů a jiných pasiv a dále náklady, výnosy a výsledek hospodaření. Předmětem jednoduchého účetnictví jsou výdaje a příjmy, majetek a závazky. K vysvětlení těchto pojmů je třeba použít u podvojného účetnictví vyhlášku č. 500/2002 Sb., ve které je podrobně popsáno, co je obsahem jednotlivých položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Vyhláška č. 325/2015 Sb., upravující jednoduché účetnictví podobně stanoví obsah knih pohledávek a závazků, pomocných knih ostatního majetku a přehledů o majetku, závazcích, příjmech a vydáních.

Dříve, než se budeme zabývat průkazností, všimneme si některých ustanovení věnovaných účetnímu dokladu. Především si je třeba uvědomit, že nelze ztotožňovat účetní a daňový doklad. Může to sice být jedna a tatáž písemnost, ale to neplatí vždy. Daňový doklad prokazuje správnost uplatnění určité skutečnosti v daňovém řízení a může se stát účetním dokladem, kdežto účetní doklad slouží pro doložení účetního případu proúčtovaného ...