2.9.7 Inventarizace finančního majetku - předuzávěrkové operace

Finanční majetek se kontroluje – inventuje dokladovou inventurou kromě pokladny a cenin, kde se jedná o inventuru fyzickou.

211 – Peněžní prostředky v pokladně, 213 – Ceniny

Účetní jednotka by měla kontrolovat pokladnu častěji než při účetní uzávěrce. Inventarizace je absolutně nezbytná ke dni, kdy se mění osoba odpovědná za pokladní hotovost. Při inventuře se porovnává pokladní kniha, analytické účty a skutečná hotovost. Pokud se vyskytne rozdíl, je třeba ho dohledat. Většinou se jedná buď o chybu v účtování nebo nedopatřením zaúčtovaného či nezaúčtovaného pokladního dokladu. Dále je vhodné pro dohledání rozdílu porovnat součet příjmů a výdajů za sledované období v účetnictví, zjistit na které straně je rozdíl v pokladní knize a následně kontrolovat jednotlivé položky.

Stav peněz v pokladně nelze nahrazovat stvrzenkami či úpisy. V praxi se lze setkat i s tzv. stálými zálohami (např. u pracovníků zásobování a prodeje) anebo s výdajem peněz, které si společník vybere z pokladny nebo z bankovního účtu, popř. zaplatí firemní kartou, bez přesného stanovení účelu anebo pro vlastní potřebu. Nejen pro účely inventarizace, ale i z daňového hlediska je zde významné průkazné potvrzení o převzetí peněz příjemcem a následné vyúčtování těchto záloh.

Zákonem o daních z příjmů jsou v případě peněžních prostředků daňově uznány pouze škody způsobené neznámým pachatelem (odcizení pokladní hotovosti) za předpokladu doložení potvrzení policie o této skutečnosti, či jejich prokazatelné zničení v důsledku živelní pohromy.

V pokladně se současně vedou i ceniny, kterými se rozumí např. telefonní karty, kolky, poštovní známky, dálniční známky apod. Na tomto účtu se také zachycují poukázky – stravenky s vyznačenou jmenovitou hodnotou, které slouží k úhradě za služby veřejného stravování.

Předkontace – účtování rozdílů u pokladní hotovosti a cenin

261 – Peníze na cestě

Dokladovou inventurou musí být ověřen i případný zůstatek na účtu 261 – Peníze na cestě, který je určen k překlenutí časového nesouladu mezi obdržením bankovních výpisů a vystavením pokladních příjmových a výdajových dokladů, při převodech mezi bankovními a úvěrovými účty, popř. k účtování směnek na cestě, a doložit oprávněnost případného zůstatku tohoto účtu k rozvahovému dni.

Tento účet by měl mít nulový zůstatek. Ale z důvodu časového nesouladu např. mezi výběrem hotovosti v bance, jejím zaúčtováním jako příjmem v pokladně a přijetím výpisu z banky, může být na účtu 261 – Peníze na cestě zůstatek. Jiným důvodem je převod peněžních prostředků mezi bankami, anebo úvěrovým a bankovním účtem. Výběry společníků z bankomatu, kdy nejsou peníze přijaty do pokladny, ale přímo použity, budou uvedeny na výpisu z banky, ale nebudou přijaty do pokladny. Musí být zaúčtovány jako pohledávky vůči společníkům, než přinesou doklady o jejich použití.

Předkontace – účtování peněz na cestě

221 – Peněžní prostředky na účtech, 231 – Krátkodobé úvěry a 461 – Dlouhodobé bankovní úvěry

Zůstatek na jednotlivých bankovních účtech v účetnictví se musí rovnat zůstatkům, které jsou uvedeny na bankovních výpisech. Pokud tomu tak není, došlo k chybě na straně účetního zpracování, ať už vynecháním řádku bankovního výpisu, nebo upsáním se v částce, případně zaúčtováním příjmu místo výdaje apod. Liší-li se účetní zůstatek od skutečného stavu evidovaného na bankovním výpisu, je třeba provést podrobné kontroly jako u pokladní hotovosti a chybu dohledat. Tyto kontroly je vhodné dělat po zaúčtování každého výpisu nebo měsíčně, dle frekvence zasílání bankovních výpisů. Obvykle se ale KZ v účetnictví porovnává s KZ na bankovním výpisu po každém zaúčtování celého výpisu. Dohledání chyby až při účetní závěrce je ale vzhledem k počtu výpisů časově náročné. Rozdíl by neměl být žádný, pokud ano, může se jednat o zpronevěru.

Pokud je účetní jednotka auditovaná, musí si vyžádat i potvrzení zůstatku na bankovních účtech přímo dopisem u banky.

V případě devizových účtů musí být účetnictví vedeno v české i cizí měně. Ke konci rozvahového dne se přepočet cizí měny na českou provádí směnným kurzem ČNB k rozvahovému dni.

Hrubou chybou je vykazování kontokorentních účtů peněžních prostředků se zůstatkem na straně Dal ke konci rozvahového dne v aktivech. Má-li účetní jednotka vysoký záporný zůstatek kontokorentního úvěru a malý zůstatek na běžném účtu, může se stát, že zůstatek v aktivech bude záporný, což je chyba. Dále je zkreslena finanční situace účetní jednotky a podhodnocena zadluženost.

Termínové vklady s výpovědní dobou delší než jeden rok, které mají být vedeny jako dlouhodobý finanční majetek v účtové skupině 06x – Dlouhodobý finanční majetek jsou mnohdy evidovány jako peněžní prostředky či běžné účty.

Další chybou je účtování operací z bankovního výpisu přímo do nákladů a výnosů. Např. při účtování o nájemném nebo finančním leasingu podle smlouvy je nájemné účtováno podle úhrady z běžného účtu přímo do nákladů. Správně má být nejdříve předepsán závazek a podle bankovního výpisu zaúčtována jeho úhrada. Jediná přípustná možnost přímého účtování nákladů a výnosů z účtů peněžních prostředků jsou poplatky za služby poskytnuté při vedení účtů peněžních prostředků nebo úroky.

V případě, že úroky z vkladu jsou vypláceny za delší časové období, je třeba úroky vztahující se k více účetním a zdaňovacím obdobím časově rozlišit prostřednictvím účtů 385 – Příjmy příštích období nebo 388 – Dohadné účty aktivní.

Velmi často (podle mého názoru téměř vždy) nerozdělují účetní jednotky zůstatek dlouhodobého úvěru v rámci účetní závěrky na část s dlouhodobou ř. C.I.2 rozvahy a část se splatností do jednoho roku na ř. C.II.2 rozvahy.

U bankovních úvěrů dochází k chybám i v oblasti účtování zaplacených úroků, kdy jsou všechny úroky účtovány do daňově uznatelných nákladů na účet 562 – Úroky. Část z nich ale může být součástí pořizovací ceny dlouhodobého majetku do doby jeho uvedení do užívání (pokud se tak účetní jednotka rozhodne). Úroky spolu s bankovními poplatky musí účetní jednotka posoudit i z hlediska jejich daňového uplatnění ve smyslu § 25 odst. 1 písm. w) a zl) ZDP. ZDP. Při překročení zákonných limitů mohou být úroky daňově neuznatelné.

Závazky z titulu budoucích úroků musí být uvedeny v příloze k účetní závěrce. Je nutno si uvědomit, že přijetím úvěru na sebe účetní jednotka zároveň bere závazek platit úroky, tento závazek reálně existuje, ale není zachycen nikde v účetnictví. Protože se u úvěrů nejedná o malé částky, je nutno tento závazek vykázat v příloze k účetní závěrce.

Předkontace – účetní operace spojené s úvěry

Účet 249 – Ostatní krátkodobé finanční výpomoci

Krátkodobé finanční zdroje může účetní jednotka získat i od nebankovních subjektů, např. společníků, akcionářů. Pokud jsou krátkodobé zápůjčky zajištěny odpovídající zástavou, aktiva, která záruku představují, je nutno evidovat na analytických účtech samostatně. Pokud byla poskytnuta záruka za krátkodobou zápůjčku třetím subjektem (ručitelem) eviduje se toto přijaté ručení na podrozvahových účtech.

Inventarizaci podléhají také půjčky na účtech dlouhodobého finančního majetku mezi mateřskou a dceřinou společností. Důvodem samostatného sledování těchto zápůjček je konsolidace účetní závěrky, ve které se všechny vzájemné pohledávky a závazky mezi účetními jednotkami ve skupině vylučují – účty: 066 – Zápůjčky a úvěry – ovládaná nebo ovládající osoba, 067 – Ostatní zápůjčky a úvěry, 068 – Zápůjčky a úvěry – podstatný vliv nebo i krátkodobé 351 – Pohledávky – ovládaná nebo ovládající osoba.

Cenné papíry a podíly (CP)

Aktuální hodnota cenných papírů bývá často odlišná od jejich výchozího ocenění – pořizovací ceny. Nejedná se o cenu pořízení, ale o pořizovací cenu, do které patří i vedlejší náklady na pořízení – cena uplatněné opce na její nákup, poplatky a provize makléřům, poradcům, burzám a ostatní přímé náklady související s prodejem. Účetní jednotky chybují i při pořízení finančního majetku, protože zapomínají do pořizovací ceny přičítat vedlejší náklady na pořízení.

U vybraných cenných papírů a podílů (§ 27 ZoÚ) musí účetní jednotka v rámci účetní uzávěrky vypočítat a zaúčtovat přecenění na reálnou hodnotu. CP se dělí z různých hledisek, pro další účtování je důležité rozdělení na 2 skupiny:

1.      Majetkové cenné papíry zakládají účast na řízení společnosti, ale nelze žádat vrácení investovaných peněz. Do této skupiny patří:

• Akcie – CP, se kterými je ...