2.9.9 Inventarizace závazků - předuzávěrkové operace

Tento článek se blíže podívá na inventarizaci závazků. U závazků se postupuje obdobně jako u pohledávek. Závazky jsou členěny na krátkodobé – účtová třída 3xx a dlouhodobé – účtová třída 4xx. Je možné také rozesílat potvrzovací dopisy, ale častěji se využívají dopisy, které zaslal dodavatel.

Obchodním závazkům a jejich odpisu jsme se věnovali již dříve.

Inventarizace závazků musí být zpracována podle konkrétních věřitelů a syntetických účtů:

1. závazky vůči dodavatelům, tzv. směnečné závazky, přijaté zálohy a závdavky, ostatní závazky – účty 321, 322, 324, 325, 475, 476, 478,
2. závazky ke společníkům 364, 366, 367, 477, k ovládaným nebo ovládajícím osobám 361, 362, 471, 472,
3. závazky daňové vyplývající z daňových závazků, popř. nedoplatků daní, včetně odložené daně – účty 341, 342, 343, 345, 481 (účtování tohoto účtu bylo vysvětleno v předchozím článku, tedy u inventarizace pohledávek),
4. závazky vůči zaměstnancům vyplývající z pracovně právních vztahů a ostatní závazky za zaměstnanci, popř. jinými fyzickými osobami – účet 331, 333, 366,
5. závazky k institucím sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění – účet 336,
6. jiné závazky - z koupě obchodního závodu – 372; z pevných termínovaných operací – 373; z pachtu – 474; z emitovaných dluhopisů – 473; jiné závazky – 379, 479.

Obchodní a směnečné závazky

321 – Dodavatelé, 476 – Dlouhodobé závazky z obchodních vztahů

Při inventarizaci závazků (dluhů) se porovnává soupis všech závazků „saldokonto“se stavy na syntetických a na analytických účtech.

V sestavě salda by měly být pouze neuhrazené faktury, protože jakmile byla faktura uhrazena a platba byla s fakturou spárována, byla ze salda „vymazána“. Když je saldo „vyčištěno“, porovná se se sestavou neuhrazených faktur. Pokud jsou nalezeny rozdíly, může být v saldu nějaká faktura jako neuhrazená, i když již uhrazena byla, pak se musí dohledat bankovní výpis nebo výdajový pokladní doklad, podle kterého byla faktura uhrazena. Kontrola by měla být prováděna častěji než jednou ročně v závislosti na velikosti účetní jednotky.

Častou chybou je účtování všech obchodních závazků na účtu 321, kam ale patří jen krátkodobé závazky, dlouhodobé mají být účtovány na účet 476 nebo 479. Nedostatkem bývá i málo podrobné analytické členění účtu. Při inventarizaci je možné také rozesílat potvrzovací dopisy, ale častěji se využívají dopisy, které zaslal dodavatel.

Z daňového pohledu mají význam neuhrazené závazky, od jejichž splatnosti uplynulo 30 měsíců nebo se promlčely. Základ daně se zvyšuje o částku neuhrazeného závazku podle § 23 odst. 3 písm. a) bodu 12 ZDP. V účetnictví bude polhůtní závazek zpravidla dále veden na rozvahových účtech, a proto je dobré vést analytické účty k již zdaněným závazkům. Účetní jednotka by neměla ve svůj neprospěch zdanit stejný neuhrazený závazek dvakrát. Např. v roce 2017 uplynulo 30 měsíců od splatnosti závazku, v přiznání k DZP bude závazek dodaněn (přičten k základu daně), ale účetně bude odepsán do výnosů až v roce 2018. Tento výnos musí být naopak vyloučen ze základu daně z příjmů v roce 2018 na řádku č. 140 (odečten od základu daně). Dojde-li následně po zvýšení základu daně ke splnění dluhu, popř. jeho započtení, je dlužník oprávněn stejnou částku od základu daně opět odečíst podle § 23 odst. 3 písm. c) bodu 6 ZDP.

Účetní jednotky, plátci DPH, by měly kontrolovat (bohužel hodně účetních jednotek se tím nezabývá – chyba) nespolehlivé plátce DPH (existuje registr plátců DPH a také nespolehlivých plátců DPH). Jedná se především o nové dodavatele a u ostatních také opakovaně, např. alespoň při inventarizaci. Označení nespolehlivý plátce má plátce DPH, který závažným způsobem neplní své povinnosti ve vztahu ke správě daně. Pro odběratele – plátce DPH – nastává problém, pokud odebere zboží nebo službu od nespolehlivého plátce, protože pak ručí za DPH, kterou měl odvést finančnímu úřadu dodavatel. Pokud při kontrole FÚ zjistí, že poplatník – odběratel si nárokuje vyšší odpočet DPH, ověřuje, zda dodavatel DPH odvedl. Může tak nastat situace, že odběratel zaplatí dodavateli fakturu včetně DPH, FÚ mu zamítne nárok na vrácení DPH a odběratel pak ještě zaplatí DPH za dodavatele, nespolehlivého plátce, který DPH neodvedl.

Nespolehlivý plátce je plátce, který závažně neplní své povinnosti ve vztahu ke správě DPH, má dluh na DPH minimálně 500 tis. Kč, je zapojen se do podezřelých obchodů nebo porušení zákonné povinnosti s důsledkem neuznání nároku na odpočet DPH, opakované porušení povinností s následkem vyměření či doměření daně podle pomůcek, je účelově nekontaktní, má sídlo na virtuální adrese.

Pokud má účetní jednotka pochybnosti o spolehlivosti dodavatele může podle § 109a zákona o DPH zaplatit DPH místo dodavateli přímo na účet správce daně (k tomu musí mít účetní jednotka souhlas dodavatele).

Další doporučení v souvislosti s DPH:

• platit jen na zveřejněné bankovní účty,
• plátce DPH ručí za odvod DPH svého dodavatele, když mu zaplatí na účet vedený v zahraničí,
• nenakupovat od dodavatele za velice nízkou cenu.

S dodavatelsko-odběratelskými vztahy souvisí také smluvní penále, pokuty a smluvní úroky, např. penále za pozdní platbu faktury, za pozdní dodání zboží nebo za porušení smlouvy. Podle § 24 odst. 2 písm. zi) ZDP se jedná o daňově uznatelné výdaje ze závazkových vztahů, ale jen pokud byly zaplaceny. Za úhradu se považuje také vzájemné započtení pohledávek a závazků. Účetní jednotky někdy ponechávají penále a pokuty zaúčtované na účtu 544, ovšem nezaplacené, a úroky z prodlení účet 562 v základu daně.

322 – Směnky k úhradě, 478 – Dlouhodobé směnky k úhradě

Na tyto účty patří krátkodobé a dlouhodobé směnky vlastní a akceptované směnky cizí, určené k uspokojení závazku vůči dodavateli.

Pokud byl dosavadní dluh nahrazen dluhem novým nižší hodnoty na základě dohody, kterou se dosavadní dluh nahrazuje dluhem novým, výsledek hospodaření dlužníka se zvyšuje o částku ve výši rozdílu mezi dosavadním dluhem a dluhem novým.

324 – Přijaté zálohy, 475 – Dlouhodobé přijaté zálohy

Velkou chybou je, pokud účetní jednotka účtuje zálohy nebo závdavky ještě před jejich zaplacením. Tato účetní operace zkresluje (zvyšuje) stav aktiv a pasiv. Správné je účtovat až zaplacené zálohy a závdavky.

 Dále musí účetní jednotka věnovat pozornost:

• podrobnému analytickému členění účtů,
• zda obdržela úhradu zálohy a je vystavena faktura k této záloze,
• zda k záloze nebyla vystavena faktura, a tím mělo dojít k účtování výnosů,
• zda jednotlivé položky vedené na účtech záloh (někdy i řadu let) mají své opodstatnění,
• zda jsou zálohy rozlišeny na dlouhodobé a krátkodobé.

V některých účetních programech se pro pořízení zálohových faktur vyžaduje „pomocné“ podvojné účtování příslušného účtu záloh proti podrozvahovému účtu třídy 7xx. Pozor ale, aby tento účet nezkresloval účetní stav saldokonta.

Závazky ke společníkům – k ovládaným a ovládajícím osobám

364 – Závazky ke společníkům při rozdělování zisku

Společnosti by měly do 6 měsíců po skončení účetního období svolat valnou hromadu za účelem schválení řádné účetní závěrky za uplynulé účetní období, což je i předpokladem pro možnost rozdělení zisku. Tento termín účetní jednotky často nedodržují nebo se ve společnosti valná hromada vůbec nekoná. Podíl na zisku v kapitálových společnostech je splatný do 3 měsíců ode dne, kdy bylo přijato rozhodnutí nejvyššího orgánu obchodní korporace o jeho rozdělení (nestanoví-li společenská smlouva nebo neurčí-li nejvyšší orgán jinak). Podíl na zisku v osobních společnostech je splatný do 6 měsíců od konce účetního období, ledaže společenská smlouva určí jinak.

Rozdělit lze nejvýše částku ve výši součtu: