Osobní spis zaměstnance z pohledu GDPR

Právní úprava problematiky osobního spisu zaměstnance je zakotvena v ust. § 312 zákoníku práce. Zajímavostí je skutečnost, že ačkoliv zákoník práce ukládá zaměstnavateli mnoho povinností, povinnost vést osobní spis mezi ně nepatří. V ust. § 312 zákoníku práce je totiž stanoveno, že zaměstnavatel je oprávněn (nikoliv povinen) vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3. O bližším vymezení obsahu osobního spis však zákon mlčí.

Úvod

Není tedy přesně stanoveno, jak má osobní spis vypadat a jaké všechny písemnosti mají být jeho součástí. V této souvislosti je pak samozřejmě rovněž nutné upozornit na jednu ze zásad zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“), a tedy, že osobní údaje, resp. jejich zpracování, musí být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány („minimalizace údajů“).

Součástí osobního spisu

Osobní spis bývá zakládán mnohdy již před samotným vznikem pracovního poměru. Obecně součástí osobního spisu bývají následující písemnosti:

• písemnosti související se vznikem pracovního poměru, jeho změnou či skončením (pracovní smlouva, dohoda o změně pracovní smlouvy, dohoda o rozvázání pracovního poměru, zápočtový list);
...