Cestovní náhrady 2018

Úvod

Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku práce. Ten vymezuje základní pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr. Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v zákoníku práce. Cestovní náhrady však lze poskytovat i dalším osobám, na které se zákoník práce nevztahuje.

Obecná pravidla

Cestovní náhrady lze poskytovat následujícím skupinám osob:

A. Zaměstnanci vymezení v zákoníku práce

Jedná se poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se vztahuje zákoník práce, tedy:

• zaměstnancům v pracovním poměru nebo
• zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr (t.j. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.

B. Další osoby s příjmy ze závislé činnosti

V tomto případě se jedná především o osoby, na které se zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. na členy orgánu právnické osoby, členy družstva nebo na jednatele s. r. o.), ale které jsou podle § 6 odst. 1 ZDP pro účely zákona o daních z příjmů považovány za zaměstnance.

Tyto osoby se mohou se zaměstnavatelem smluvně dohodnout (ve smlouvě o výkonu funkce podle § 59 a násl. ZOK), že jim budou poskytovány cestovní náhrady (a ty budou z pohledu ZDP posuzovány shodně jako u zaměstnanců v pracovním poměru, tj. nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z příjmů).

C. Podnikatelé

Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a osoby spolupracující, společníci veřejných obchodních společností a komplementáři komanditních společností. Těmto osobám umožňuje ZDP za podmínek v § 24 odst. 2 písm. k) zahrnout do svých výdajů (nákladů) částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců. Zákoník práce se proto pro tyto účely použije pouze pro stanovení výše náhrad, neboť ZDP se při stanovení limitů daňové uznatelnosti na zákoník práce přímo odkazuje [viz § 24 odst. 2 písm. zh)].

D. Osoby v mimopracovních vztazích

Cestovní náhrady mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám. Cestovní náhrady těchto osob proto mohou být uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 1746 odst. 2 NOZ), které však na straně příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.

Právní úprava

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), upravuje cestovní náhrady:

• v § 151 až § 155 a § 182 až § 189 obecně pro všechny zaměstnavatele,
• v § 156 až § 172 pro zaměstnavatele, kteří nejsou uvedeni v § 109 odst. 3, tedy výhradně pro podnikatelskou sféru,
• v § 173 až § 181 pak speciálně pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP (které v dalším budeme zkráceně označovat jako státní organizace); jedná se o stát, územní samosprávné celky, státní fondy, příspěvkové organizace, jejichž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, právnické osoby zřízené podle školského zákona.

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP):

• v § 6 odst. 7 písm. a) vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti,
• v § 24 odst. 2 písm. zh) říká, že daňově účinným nákladem jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené ustanoveními ZP,
• v § 24 odst. 2 písm. k) upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty fyzických osob, které jsou podnikateli nebo spolupracujícími osobami, společníky v. o. s. anebo komplementáři komanditních společností.

Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP, např.:

• vyhláška MPSV upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného, průměrnou cenu pohonných hmot. Pro rok 2017 platí vyhláška č. 440/2016 Sb.;
• vyhláška MF upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu výši základních sazeb zahraničního stravného. Pro rok 2017 je tímto předpisem vyhláška č. 366/2016 Sb.;
• nařízení vlády stanovující náhrady zvýšených životních nákladů, zvýšených vybavovacích výdajů, jízdních výdajů a výdajů za ubytování při cestách do ČR a zpět a výdajů spojených s přepravou osobních věcí pro zaměstnance státních organizací s místem výkonu práce (příp. pravidelným pracovištěm) mimo ČR.

Obecné zásady

Zákoník práce stanoví pro podnikatelskou sféru pouze minimální výši cestovních náhrad, které jsou pro zaměstnavatele povinné, a zbytek, t. j. poskytnutí vyšších náhrad, ponechává plně na svobodném rozhodnutí zaměstnavatele.

Toto má však své omezení v případě výše zmiňovaných státních organizací, kdy stát prostřednictvím zákona stanoví určitá omezení, která představují stanovení horní hranice pro poskytování cestovních náhrad. ZP v § 173 navíc stanoví, že tento zaměstnavatel nesmí poskytnout vyšší cestovní náhrady, než mu zákon umožňuje.

Daňová pravidla

V zájmu zachování spravedlnosti pak zároveň úprava ZDP zajišťuje, že i když budou zaměstnanci ostatních (t. j. nestátních v duchu předchozího vymezení) zaměstnavatelů pobírat vyšší cestovní náhrady, nebude pro ně vyplacená cestovní náhrada do výše horního limitu pro odpovídající cestovní náhradu poskytovanou státní organizací předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.

Článek je uveden ve zkráceném znění. Celý článek Cestovní náhrady 2018

Pokračování článku je součástí předplaceného přístupu.

Roční přístup si můžete objednat zde:

Objednat roční přístup

Výhody předplaceného přístupu naleznete v části O PORTÁLU

Autor: Ing. Jiří Nigrin