Datum publikace:07.08.2018
Právní úprava problematiky osobního spisu zaměstnance je zakotvena v ust. § 312 zákoníku práce. Zajímavostí je skutečnost, že ačkoliv zákoník práce ukládá zaměstnavateli mnoho povinností, povinnost vést osobní spis mezi ně nepatří. V ust. § 312 zákoníku práce je totiž stanoveno, že zaměstnavatel je oprávněn (nikoliv povinen) vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3. O bližším vymezení obsahu osobního spis však zákon mlčí.
Úvod
Není tedy přesně stanoveno, jak má osobní spis vypadat a jaké všechny písemnosti mají být jeho součástí. V této souvislosti je pak samozřejmě rovněž nutné upozornit na jednu ze zásad zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“), a tedy, že osobní údaje, resp. jejich zpracování, musí být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány („minimalizace údajů“).
Součástí osobního spisu
Osobní spis bývá zakládán mnohdy již před samotným vznikem pracovního poměru. Obecně součástí osobního spisu bývají následující písemnosti:
- písemnosti související se vznikem pracovního poměru, jeho změnou či skončením (pracovní smlouva, dohoda o změně pracovní smlouvy, dohoda o rozvázání pracovního poměru, zápočtový list);
- informace osobní/identifikační povahy (osobní dotazník uchazeče o zaměstnání, osobní dotazník zaměstnance) či informace o dosažené kvalifikaci a vzdělání;
- informace související s absolvovanými školeními (BOZP, požární ochrana) s prohlubováním kvalifikace, se způsobilostí zaměstnance konat sjednaný druh práce (lékařské prohlídky);
- seznámení zaměstnance s interními předpisy zaměstnavatele a s jednostranným právním jednáním zaměstnavatele;
- ostatní dokumenty (tzv. dohody o hmotné odpovědnosti, dohoda o srážkách ze mzdy apod.).
V praxi se lze setkat s tím, že součástí osobního spisu bývá i dokumentace související se mzdovým účetnictvím, z praktického hlediska však doporučuji tuto část dokumentace nečinit součástí osobního spisu.
Příklad
Jaká lze doporučit udělat opatření v souladu s GDPR ve vztahu k ochraně osobních údajů obsažených v osobních spisech zaměstnanců?
Článek je uveden ve zkráceném znění. Celý článek najdete na : Osobní spis zaměstnance dle GDPR
Proč si pořídit portál Daně pro lidi?
Prémiový přístup k celému obsahu, funkcím a službám. Ideální pro profesionály - daňaře, auditory a účetní
Více než 30 000 aktuálních dokumentů
100+ videoškolení s top lektory
Odborníci pomáhají denně na e-mailu, online chatu a telefonu
Pravidelné online a video rozhovory
Osobní profil a personalizované funkce
Zákony pro lidi PLUS zdarma, slevy a bonusy
Roční přístup: 11 950 Kč bez DPH (33 Kč / denně)
Výhody předplaceného přístupu naleznete v části O PORTÁLU
Poznámky pod čarou:
Autor: Mgr. Klára Gottwaldová, MBA
Související příklady z praxe
Související předpisy SZČR
- 262/2006 Sb. Zákoník práce
- 1/1992 Sb. Zákon o mzdě (1992-2006)
- 101/2000 Sb. Zákon o ochraně osobních údajů
- 118/2000 Sb. Zákon o ochraně zaměstnanců při platební neschopnosti zaměstnavatele
- 217/2000 Sb. Zákon, kterým se mění zákon č. 1/1992 Sb., o mzdě, odměně za pracovní pohotovost a o průměrném výdělku, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 143/1992 Sb., o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a v některých dalších organizacích a orgánech, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 10/1993 Sb., o státním rozpočtu České republiky na rok 1993, o změně a doplnění některých zákonů České národní rady a některých dalších předpisů, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 132/2000 Sb., o změně a zrušení některých zákonů souvisejících se zákonem o krajích, zákonem o obcích, zákonem o okresních úřadech a zákonem o hlavním městě Praze
- 525/2004 Sb. Úplné znění zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn
Souhlas s využíváním cookies
Vlastní nastavení cookies