2.8. Opravy chyb - Přípravné práce pro účetní závěrku

Opravy chyb

Při opravách chyb v účetních záznamech je nutné dodržovat některé zásady, např.:

• opravy účetních záznamů nebo jejich doplnění nesmí vést k narušení průkaznosti účetnictví,
• k opravě je třeba připojit podpisový nebo identifikační záznam osoby odpovědné za provedené opravy, uvést okamžik provedení opravy,
• původní zápis musí zůstat čitelný, nečitelné účetní záznamy jsou považovány za neexistující; softwarové programy by neměly dovolit účetní záznam vymazat; Pokud účetní software umožňuje běžně vymazat nebo přepisovat již zaúčtované účetní případy bez opravného dokladu či jiného záznamu o provedení opravy (umožňuje záznamy „beze stop“ smazat, přečíslovat atd.), takže po provedení opravy není zachován původní chybný záznam, je takový způsob v rozporu se zákonem o účetnictví a účetními principy,
• v případě, že došlo ke ztrátě, odcizení, poškození nebo pozměnění obsahu účetních zápisů, je účetní jednotka povinna obnovit průkaznost účetnictví,
• opravou není doplnění informací v existujícím účetním záznamu, při kterém nedochází ke změně původního obsahu účetního záznamu; doplnění nesmí narušit jednoznačnost, průkaznost, neměnnost a trvanlivost účetního záznamu; externí účetní doklady si samozřejmě nemůže opravit sama účetní jednotka, ale musí požadovat opravu na dokladu u dodavatele, banky,…

Z hlediska průkaznosti musí být zcela jasné, jaké konkrétní opravy byly v účetnictví provedeny, kdo a kdy je provedl, v čem spočívaly a jakých skutečností se týkaly, zachovat účetní záznam před opravou, tak i jeho obsah po opravě.

Chyby vzniklé a zjištěné v průběhu účetního období

V průběhu účetního období se může jednat např. o nesprávné nebo chybějící údaje na dokladu, chyby vzniklé a zjištěné v průběhu účetního období v účetních zápisech, které lze opravit stornem původního chybného zápisu a novým správným zápisem v účetním období, za které se sestavuje účetní závěrka. Provádění oprav chybně zaúčtované částky pouze doúčtováním zjištěného rozdílu nelze považovat za dostatečně průkazný způsob.

Podle příčin vzniku můžeme rozdělit chyby na:

• chyby vědomé (záměrné) – jde o vědomou snahu zkreslovat výsledky hospodaření s cílem získat neoprávněné výhody,
• chyby z nedbalosti – pozdě nebo nedbale zpracované účetní doklady, zničené nebo ztracené účetní písemnosti,
• chyby nevědomé – vznikají v důsledku přehlédnutí, nízké kvalifikace účetních, chybné aplikace právních předpisů kvůli jejich složitosti nebo častým změnám.

Podle ZoÚ (§ 17 odst. 7) lze tyto opravy provádět nejpozději do okamžiku schválení účetní závěrky. Účetní jednotka může již uzavřené účetní knihy opět otevřít a provést případnou opravu účetních zápisů a sestavit novou účetní závěrku, která se tímto stává účetní závěrkou podle ZoÚ. Jako nejpozdější termín opravy je uveden konec následujícího účetního období. Po schválení účetní závěrky nesmí kdykoli později účetní jednotka přidávat další účetní zápisy do uzavřených účetních knih.

V  § 8 odst. 3 ZoÚ je stanoveno, že účetnictví účetní jednotky je úplné, jestliže účetní jednotka zaúčtovala v účetním období v účetních knihách všechny účetní případy, které v něm měla zaúčtovat, a nejpozději do konce tohoto období za jemu bezprostředně předcházející účetní období sestavila účetní závěrku a má o těchto skutečnostech veškeré účetní záznamy, a to přehledně uspořádané.

Chyby vzniklé po uzavření účetních knih

Chyby, které jsou v účetnictví zjištěny až po schválení účetní závěrky, se od roku 2013 neopravují na účtech nákladů a výnosů běžného účetního období, ale použije se pro ně rozvahový účet např. 426 – Jiný výsledek hospodaření minulých let.

Důležitým hlediskem pro opravy je hledisko významnosti. Významná jsou taková opomenutí nebo chybná uvedení položek, která by mohla jednotlivě nebo společně ovlivnit ekonomická rozhodnutí uživatelů přijímaná na základě účetní závěrky. Významnost závisí na velikosti a povaze opomenutí nebo chybného uvedení s ohledem na příslušné okolnosti. Rozhodujícím faktorem může být velikost či povaha položky nebo jejich kombinace u:

1. nevýznamných částek se opravy nákladů a výnosů minulých účetních období účtují na účtech nákladů a výnosů, kterých se v minulém účetním období týkaly,
2. významných částek nesmí opravy významných chyb minulých období ovlivnit výsledek hospodaření běžného účetního období (období, kdy o transakci účtujeme) a oprava je zachycena rozvahově.

Tato úprava přibližuje úpravu účetnictví v ČR Mezinárodním standardům účetního výkaznictví (IFRS), které v souladu s IAS 8 vyžadují retrospektivní promítnutí změn metod a retrospektivní opravu chyb vzniklých v minulých účetních obdobích. Retrospektivní zachycení opravy chyb v minulých účetních obdobích a změn metod umožní srovnatelnost informací o minulých účetních obdobích uveřejňovaných v účetní závěrce.

Výsledek hospodaření minulých let je součástí vlastního kapitálu a představuje zdroje vytvořené v minulých letech po zdanění. Jsou to prostředky, které nebyly převedeny do fondů nebo rozděleny a zůstávají k použití podle rozhodnutí vlastníka. Bohužel některé účetní jednotky stále tento účet nepoužívají, protože nepochopily jeho účel a použití.

Podle účetních předpisů jsou na účtu 426 – Jiný výsledek hospodaření minulých let zachycovány:

• opravy chybného účtování, ke kterému došlo v minulých účetních obdobích a projevilo se nesprávným vykázáním nákladů či výnosů, pokud způsobilo významnou nesprávnost,
...