2.9.1 - 2.9.4 Účetní doklady, analytické účty, podrozvahové účty, inventarizace

2.9.1 Účetní doklady

Jednou ze základních metod zjišťování nedostatků a chyb v účetnictví je namátková kontrola jednotlivých účetních dokladů a zápisů. Zjišťuje se, zda použitý účetní předpis odpovídá obsahu účetního případu.

Každá operace musí být v účetnictví před zaúčtováním doložena řádným účetním dokladem, který informuje o druhu a obsahu hospodářské nebo účetní operace, o množství a finančním vyjádření této operace, době a místě jejího uskutečnění, obsahuje podpisy příslušných osob odpovědných za její nařízení, schválení, provedení, přezkoušení správnosti a další údaje nutné pro zaúčtování a kontrolu těchto operací.

Mezi nejčastější chyby v účetních dokladech patří:

• nesprávný či nejasný popis účetního případu, který při dalším zpracování povede k chybnému zaúčtování účetního případu,
• souvztažné účty neodpovídají účtovacímu předpisu, podle kterého by měl být účetní případ zaúčtován,
• z nepozornosti chybně zapsaná částka na účetním dokladu,
• porušení akruálního principu – účetní doklad je účtován v období, do nějž podle obsahu nepatří.

Náležitosti účetních dokladů

Účetní doklad může, ale nemusí být současně daňovým dokladem pro účely DPH. Zatímco daňové doklady pro účely DPH vystavuje plátce DPH, náležitosti účetního dokladu musí splňovat všechny doklady, a to jak u plátce, tak i u neplátce DPH. Kontrola zaúčtovaných dokladů by se měla dělat v průběhu účetního období před jejich zaúčtováním, ale namátkově i v rámci účetní uzávěrky.

Při označení dodavatele/odběratele:

je třeba používat název firmy dle obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, tituly u fyzických osob psát tak, jak jsou v rejstříku,

• u tuzemských fyzických osob je názvem firmy vždy jméno a příjmení, ne obchodní značka,
• u právnických osob nevynechávat dodatek (s. r. o., a. s.), psát ho tak, jak je v obchodním rejstříku. Je nutné rozlišovat, zda firma používá dodatek s. r. o., nebo spol. s r. o.,
• uvádět úplnou adresu – tj. ulici, číslo domu, PSČ a město (i u zákazníků nepodnikatelů),
• u podnikatelů vždy používat IČO i DIČ, včetně přípony „CZ”,
• u odběratelů by si měla účetní jednotka ověřit DIČ zákazníka, a zda se nejedná o „nespolehlivého plátce DPH“.

Číslování dokladů:

• číselná řada musí být v rámci účetního období souvislá – chybou je např. číslovat podle měsíců a v rámci měsíce vytvářet samostatnou číselnou řadu (např. v roce 2017 v květnu číslovat 1751, 1752, atd. a v červnu 1761, 1762, atd.), protože pak nelze zjistit, zda jsou v účetnictví zaúčtovány všechny doklady, vlastně ani nevíme, kolik dokladů účetní jednotka vystavila nebo přijala,
• číselné řady by neměly být souvislé v několika letech, ale v jednom roce by měla být jedna číselná řada, následující účetní období číslovat opět od čísla 1,
• může být více různých číselných řad – např. odběratelé tuzemsko a zahraničí, interní doklady – mzdy, služební cesty, odpisy, hlavní pokladna a samostatně každá vedlejší pokladna.

V současné praxi jsou stále více preferovány elektronické faktury, kdy je faktura zaslána pouze e-mailem a slouží jako originál dokladu pro účetní jednotku. S tím souvisí ale i potíže, jakým způsobem rozeznat „originál“ od dalších možných vytištěných kopií, jelikož faktury mohou být zasílány na více oddělení zároveň. Ve většině účetních SW je možné nastavit hlídání duplicit, např. číslo přijaté faktury, variabilní symbol faktury.

Rozsah a předmět plnění:

• účetní jednotka by neměla používat cizí slova, jiný cizí jazyk, odborný slang, interní zkratky a kódy,
• text psát jasně, srozumitelně, konkrétně,
• nepsat např. konzultace, reklama, práce a fee, přefakturace, náklady apod.; v případě konzultací a reklamy je vhodné mít připravené důkazy, že plnění nastalo a v jakém bylo rozsahu,
• neuvádět např. školení, ale školení čeho, kolik osob, kdy a kde se ...