Účtová skupina 21 – Peněžní prostředky v pokladně

Ing. Vladimír Hruška je certifikovaný účetní. V praxi se zaměřuje na účetnictví podnikatelů.

Tento příspěvek navazuje na předchozí články věnované účtovým skupinám. Naší snahou je bližší popis účtových skupin, uvedení obvykle užívaných syntetických účtů, popřípadě navrhnutí jejich tvorby a naznačení základních charakteristik a vykazování v účetní závěrce.

Dnes se budeme věnovat účtové skupině 21 – Peněžní prostředky v pokladně (v rámci účtové třídy 2 – Krátkodobý finanční majetek a peněžní prostředky). A nyní blíže k navrhovaným syntetickým účtům této účtové skupiny.

Syntetický účet 211 – Peněžní prostředky v pokladně

V rámci účetní závěrky se účet 211 – Peněžní prostředky v pokladně vykazuje v aktivech, a to v případě rozvahy v plném rozsahu v položce C.IV.1. Peněžní prostředky na účtech, v případě rozvahy ve zkráceném rozsahu (varianta I. – rozšířená) v položce C.IV. Peněžní prostředky, v případě rozvahy ve zkráceném rozsahu (varianta II. – základní) v položce C. Oběžná aktiva.

Na tomto účtu se účtuje o stavu a pohybu hotovosti na základě pokladních dokladů, dále o stavu a pohybu šeků přijatých místo hotových peněz, poukázek k zúčtování (například poukázky na odběr zboží, služeb). Pokladnu je třeba vést odděleně za jednotlivé měny. Valutovou pokladnu musí účetní jednotka přepočítávat na českou měnu, a to k okamžiku uskutečnění účetního případu a ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetní závěrka.

V této souvislosti je vhodné připomenout dvě legislativní normy, a to:

• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a to konkrétně ustanovení § 252 odst. 1, ve kterém je řešena problematika dohody o odpovědnosti. Pokud byla se zaměstnancem uzavřena dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty), za které se považují hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu nebo jiné hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu, s nimiž má zaměstnanec možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny, je povinen nahradit zaměstnavateli schodek vzniklý na těchto hodnotách;
• zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, podle kterého je poskytovatel platby, jejíž výše překračuje částku 270 000 Kč, povinen provést platbu bezhotovostně.

Inventarizace pokladny se provádí v okamžiku, ke kterému sestavují účetní jednotky účetní závěrku jako řádnou nebo mimořádnou. Zákon o účetnictví stanovuje povinnost provádět inventarizaci pokladny jedenkrát za účetní období, nicméně v praxi se provádí fyzická inventura pokladny poměrně častěji. Periodicita těchto inventarizací by měla být stanovena vnitropodnikovou směrnicí. Samotná inventura pokladny se provádí přepočítáním bankovek a mincí podle jejích nominálních hodnot – takto zjištěný skutečný stav se porovná se stavem účetním a dojde k vyčíslení inventarizačních rozdílů.

K syntetickému účtu 211 – Peněžní prostředky v pokladně se vytváří poměrně velké množství analytických účtů, především v závislosti na velikosti a zaměření účetní jednotky a samozřejmě podle specifik placení v hotovosti. Analytické účty mohou být vytvářeny například jako:

• korunová pokladna,
• valutová pokladna (odděleně za každou měnu),
• podle hmotně odpovědných osob,
• chybějící šeky zjištěné při inventuře v umořovacím řízení,
• poukázky přijaté,
• poukázky vydané,
• šeky přijaté,
• šeky vydané,
• atd.